Организация учета и отчетности. (Памятка бизнесмену)

Каждый год, в период налоговой компании, ситуация повторяется. Когда представители малого бизнеса начинают подготовку к налоговому отчету за прошедший год, выявляется отсутствие нужной информации и первичных документов, которые обусловлены существенными недостатками в организации учета и отчетности. После завершения работы над налоговым отчетом следует стандартный вопрос: Что и как делать? Но, к сожалению, выполнение полученных рекомендаций зачастую откладывается… Главная причина, на мой взгляд, состоит в том, что многие представители малого бизнеса рассматривают учет, только как базовую информации для налоговой декларации. Это серьезная ошибка, которая в значительной степени снижает эффективность работы бизнеса.

Учет – это функция управления, которая должна обеспечить достаточный информационный уровень для перспективного и текущего планирования, для контроля за хозяйственной деятельностью, для принятия оперативных решений и корректировок плана, для составления статистических и других отчетов, предусмотренных федеральным, штатским и местным законодательством. Но, особенно, хочу подчеркнуть, что хорошая организация учета и отчетности – это залог успехов бизнеса. Работа «в потемках» – это путь к краху и банкротству. Попробую дать краткие ответы на наиболее типичные вопросы по организации учета и отчетности.

Какой метод учета выбрать?

Федеральное и штатское законодательство не требует разработки какой-либо специальной системы учета для бизнеса. Единственное условие – она должна четко отражать доходы и расходы. При этом и то и другое должно быть документально подтверждено. Исходя из специфики бизнеса, его владельцы могут выбрать любой из следующих методов учета (accounting methods):

Сash method, при котором для расчета налогов учитывается реально полученный доход, т.е. когда деньги за продукцию или услуги поступили на счет бизнеса или клиент выписал чек. Расходы списываются в год их фактической уплаты. Но, если оплата была сделана авансом (prepaid expenses), допустим страховку уплатили сразу за три года, то в каждом году можно вычесть из дохода только третью часть. Применение этого метода имеет определенные ограничения. Его не могут использовать корпорации, партнерства со среднегодовым доходом свыше 5 млн. долларов, бизнесы, нуждающиеся в проведении инвентаризации для отражения покупок и продаж.

Accrual method – учет затрат ведется нарастающим итогом. При этом методе расчет налогов осуществляется исходя из дохода заработанного бизнесом в отчетном году, даже если деньги на его счет поступят в следующем году. Затраты списываются в год когда они были понесены, хотя оплата может быть реально произведена в следующем году. Таким образом все сделки, которые имели место в отчетном году должны найти отражение в учете.

На практике можно сочетать эти методы, используя их элементы –

Combination (hubrid) method. Требование IRS состоит в том, что при расчете налогооблагаемого дохода один и тот же метод надо применять из года в год.

Если владелец бизнеса хочет поменять метод учета, он должен обратиться в IRS за разрешением. Для этого надо направить форму 3115 в пределах 180 дней с начала налогового года, в котором предполагается сделать изменения.

Владелец нескольких бизнесов для каждого из них может использовать наиболее подходящий метод, главное чтобы он давал ясное представление о доходах и расходах. Для бизнеса и личного учета можно применять разные методы. В конкретных случаях рекомендую посоветоваться со специалистом.

Какую бухгалтерскую систему выбрать?

Несмотря на то, что компьютеры и другие организационно-технические средства находят все более широкое применение в системах управления бизнесом, ведение «бумаг», рационализация форм документов, совершенствование информационных потоков, правильный выбор системы учета имеет первостепенное значение. Наиболее распространенными являются две бухгалтерские системы: Single и Double entry.

Single entry учет – это простая и практичная система для людей, которые только начали свой бизнес. Обычно, к ним относятся бизнесмены, которые не имеют наемных работников, работают самостоятельно (self-employed) или открыли семейное дело. Как правило, в таком бизнесе незначительный перечень статей расходов. Учет в названной бухгалтерской системе строится на:

данных чековой книжке бизнеса (business checkbook),

ежедневных и ежемесячных сводках о поступлении денег (daily and monthly summary of cash receipts),

сведениях в журнале регистрации расходов и платежей (Check disbursements Journal), журнале, в котором перечислено все имущество бизнеса с указанием цен и времени приобретения (Depreciation Worksheet),

ежемесячных банковских отчетах (Income Statement) о доходах и расходах бизнеса. Отчеты банка ежемесячно сверяются с данными внутреннего учета бизнеса (bank reconciliation).

Double entry – наиболее распространенная бухгалтерская система. Она была изобретена более 500 лет тому назад и полностью себя оправдала. Ее изучают на бухгалтерских курсах, в колледжах, университетах, имеется много учебников и монографий. Поэтому ограничусь лишь краткими замечаниями. В этой системе используются журналы и книги учета. Каждая сделка (transaction) сначала записывается в журнал (Journal), а затем переносится в книгу счетов (General Ledger Accounts). Каждый счет имеет две стороны: левую (debit)и правую (credit). Любая сделка отражается в debit одного счета и credit другого. Счета, на которых показываются доходы (income) и расходы (expenses) закрываются в конце каждого отчетного периода и результаты отражаются финансовом отчете (Financial statement). Счета, показывающие состояние имущества (assets), долги (liability) и капитал (capital) бизнеса должны быть постоянно открыты. На их основе составляется баланс (Balance sheet). Во многих бизнесах учет ведется с использованием компьютеров. Наиболее популярными программами являются Quickbook Pro, Peach tree, Quarto Pro. С их помощью решаются отдельные задачи или комплексы задач бухгалтерского учета.

Каковы сроки представления налогового отчета о работе бизнеса за год?

Если отчетным периодом для бизнеса является календарный год то налоговый отчет представляется федеральным и штатским налоговым ведомствам: корпорациями до 15 марта, партнерствами и владельцами личных бизнесов до 15 апреля следующего за отчетным года. Если отчетным периодом является фискальный год (т.е. год, который начинается в любой месяц кроме января и заканчивается через 12 месяцев), то корпорация представляет отчет до 15 числа 3 месяца, а партнерства и владельцы личных бизнесов до 15 числа 4 месяца после завершения фискального года.

Памятка бизнесмену по организации и ведению учета в бизнесе.

Применяемый метод учета, план счетов и структура бухгалтерских книг должны ясно и точно отразить доходы и расходы за налоговый год.

Для большинства малых бизнесов Check book является главным источником информации о полученных доходах и произведенных расходах, делайте необходимые записи своевременно и аккуратно.

Для мелких расходов, обычно оплачиваемых наличными (например, почтовые расходы, мелкий ремонт, оплата доставки…) должен создаваться небольшой фонд и открывается счет “Petty cash”. Рекомендую документально фиксировать бизнес-цели этих затрат.

Для расчетов по бизнесу в банке должен быть открыт самостоятельный бизнес- счет. Все платежи должны делаться с помощью чеков.

Выписывать чеки на свое имя владельцы бизнеса могут только в том случае, когда делаются изъятие денег (withdrawals) из бизнеса для личного использования.

Избегайте использовать чеки-платежи (check payable to cash). Если все же надо выписать чек for cash, то включите the receipt for the cash в бизнес-отчет. Если нет возможности получить the receipt for cash, надо сделать адекватные записи в отчетной документации с указанием времени платежа.

Необходимо вести журнал расходов (disbursements journal), в котором записи должны делаться в день сделки. Ежемесячно надо подводить и анализировать итоги.

Бизнесмен не должен оплачивать свои личные или не бизнес-расходы с бизнес- счета. Но, если такие расходы произведены, они должны найти отражения в журнале расходов бизнеса.

Целесообразно вести учет поступления денег в бизнес по источникам поступления (например, от производства, продаж, банковского процента на капитал, дивидендов на акции, наследства, займов…)

Обязательно храните первичные документы, подтверждающие ваши доходы и расходы по бизнесу. Срок хранения обычно 3 года после составления и представления отчета в IRS. Если в бизнесе имеются наемные работники, то отчетные документы – Employment tax records надо хранить не менее 4 лет. Информацию об имуществе бизнеса храните длительное время (конкретных временных рекомендаций, к сожалению, нет). Сохраняйте копии налоговых деклараций – это поможет в спорах с IRS , в случае если отчет не был получен или утерян, если вы переплатили налоги и предполагаете получить возврат (refund). Владелец нескольких бизнесов должен вести и хранить информацию отдельно по каждому из них.

Первый годовой отчет по бизнесу можно составлять, выбрав в качестве отчетного периода календарный (calendar) или фискальный (fiscal), в соответствии с требованиями налогового законодательства. Если бизнес функционировал только часть года, то налоги рассчитываются for short tax year с учетом конкретной ситуации (см. Рub. 538).

Хороший учет позволит сэкономить время и деньги, повысить уровень планирования и управления.

Рекомендую изучить публикацию IRS № 583 “Starting a business and Keeping Records”. Желаю успехов.

АЛЕКСАНДР ШАБСИС, PhD