Александр Шабсис, PhD. Дмитрий Шабсис | О методах совершенствования системы управления бизнесом

В современных условиях важнейшим фактором подъема и дальнейшего развития бизнеса и любой организации является комплексное совершенствование системы управления. При этом главную роль играет человеческий фактор. Технические средства управления – это только инструмент в общей системе управления. Они могут помочь в подготовке вариантов решений, но последнее слово всегда остается за человеком – руководителем любого уровня управления. Приоритетность при совершенствовании системы управления определяться в такой последовательности: организационная структура – система информации – технические средства и средства связи.

Всемирно известный специалист в области систем управления Г. Саймон подчеркивал: «Ни один разумный человек во второй половине ХХ века не может предполагать, что прогресс в знаниях автоматически приведет к прогрессу в человеческих делах. Более широкое использование ЭВМ в управлении бизнесом будет сопровождать это изменение, но будет только одним его аспектом, причем не самым важным». Кроме того, надо помнить, что применение организационно – вычислительной техники и средств связи не заменяет работника, а только помогает ему при выполнении, закрепленных за ним функций. При этом, меняется не только форма его труда, а иногда даже профессия. Использование различных организационно-технических средств позволяет выявить такие недостатки в системе управлении, как неясность целей, методов, нечеткость организационных структур, степень централизации и децентрализации управления. Следует особо подчеркнуть, что владелец бизнеса или руководитель любой организации должны быть определяющими лицами при проектировании новой и совершенствовании действующей системы управления. Это чрезвычайно важно понимать, так как коренные изменения в системе управления без участия руководителя или вообще невозможны, или произойдут в наименее эффективной форме. Менеджмент – это не только наука, но и искусство. Один из идеологов американского менеджмента Питер Друкер считал, что успех в экономике в значительной степени зависит от качества организации управления, которое должны учитывать и решать проблемы: инновации, интеграции и интернационализации. Менеджмент является – центральным ресурсом промышленно развитых стран и основной потребностью развивающихся. Многонациональный характер технического прогресса требует межнационального сотрудничества среди управляющих, которые представляют собой основную силу, обеспечивающую этот прогресс.

Система управления обычно строится по иерархическому принципу. В основе пирамиды находятся работники, степень специализации которых высока, а круг деятельности узок. По мере движения на верхние уровни управления, степень специализации руководителей уменьшается, но расширяется их кругозор, он охватывает знание деятельности не только соседних уровней управления, с которыми приходится иметь дело ежедневно, но и всей системы в целом. Кроме того, они должны уметь принимать решения, определяющие политику компании на ближайшее и более отдаленное будущее. Они должны быть способными координировать и контролировать работу компании. Управляющий должен ясно формулировать задачи, определять очередность их исполнения, планировать оптимальные пути их реализации и оценивать степень завершенности их решения. Исследования и анализ систем управления свидетельствуют, что экономическая эффективность работы компании на 80% зависит от качества системы управления, в то время как от капитала и рабочей силы зависит только 20% успеха. Для представителей русскоязычной общины характерны предприятия малого бизнеса. По нашему мнению, их владельцы не уделяют должного внимания совершенствованию организационно-информационного аспекта системы управления, приобретению и эффективному использованию новейших технических и программных средств управления. В данной статье мы попытаемся сформулировать некоторые рекомендации по созданию и совершенствованию организационно – информационных систем управления (ОИУ), которые могут оказать практическую помощь владельцам бизнеса и разработчикам систем управления.

– Главная идея – это интеграция разработок по созданию или совершенствованию организационных, экономических, технических и технологических условий для эффективного управления любом бизнесом или организацией.

– Информация в системах управления должна представляться пользователям на основе четко разработанной организационной структуры компании, положениях об отделах и должностных инструкциях для каждого работника, с учетом созданных в процессе разработки банков данных, централизованного или распределенного типа.

– ОИУ, наряду с решением текущих управленческих задач, должна обеспечить ответы на запросы руководителей всех уровней о любых отклонениях от запланированных показателей в работе структурных подразделений или отдельных работников.

– При разработке ОИУ надо помнить, что любая задача управления должна включать: планирование, контроль, регулирование, учет и анализ, а также временные периоды – час, день, неделю, месяц, год.

– Системный анализ функционирования организации – предполагает рассматривать изучаемые явления и процессы комплексно, с учетом ее внутренних и внешних связей.

– Состав, количество нужной информации, время ее обработки и представления являются определяющими факторами при разработке системы управления организацией. Поэтому необходимо рассматривать в единстве человека, технические средства, информацию.

– Анализ показывает, что наибольший эффект может быть получен, когда локальные функциональные подсистемы (кадры, производство, снабжение, сбыт, качество…), подсистема оперативного управления и координации, подсистема планирования будут рассматриваться как единое целое.

– Временной период является одним из основных параметров планирования. Реализация стратегических и тактических целей обеспечивается путем взаимосвязи: годовых, квартальных месячных, недельных и суточных планов и графиков.

– В процессе совершенствования системы управления должны быть четко сформулированы цели организации: 1. Цели стратегические, связанные с выбором типа продукции, способа ее производства, сбыта. 2. Технико-экономические цели предприятия (объем производства, зарплата, прибыль, себестоимость…) 3. Производственно – технологические цели, которые определяют соблюдение параметров технологии, планов производства, структурных звеньев.

– Интеграция в ОИУ достигается за счет совместимости технического, программного, информационного и других видов обеспечения.

– Важным моментом при совершенствовании и создании системы ОИУ является четкое и юридически оформленное разделение прав, обязанностей и ответственности заказчика и разработчика. При этом должны быть выделены три стадии: анализ действующей системы управления и проведение подготовительных работ к разработке, разработка проектных решений и внедрение, освоение и ввод в действие усовершенствованной ОИУ.

Как никогда раньше , руководители всех уровней оснащены техническими средствами и средствами связи, поэтому повышается их ответственность за знание общественных нужд и нужд компании, применение своего искусства для их удовлетворения. Получает всеобщее признание идеи, согласно которым  разработки в области управления позволяют устанавливает мосты между нациями, сильно различающимися по своей культуре и географическим условиям жизни. Управляющие выполняют роль катализаторов в процессе развития человеческого общества. Существование мирового рынка требует координации управления в масштабах всего мира. Потребительские товары, промышленность, деньги и кредиты, услуги систем управления, связь и транспорт – лишь немногие из областей экономики, которые требуют координации управления. Необходимость в рамках кооперации приспосабливаться к окружающей обстановке во всемирных, глобальных масштабах становится основным факторов этого изменяющегося мира. Философ Альфрес Ноф Уайтхэд писал: «В условиях современной жизни имеет место абсолютное правило: раса, которая не ценит образования и интеллекта, обречена. Сегодня мы еще обеспечивает свое существование. Завтра наука продвинется на один шаг вперед, и тот, кто не успеет за ней, выйдет из игры».