Александр Шабсис, PhD | Как работают кадровые службы компаний

В условиях низкого уровня безработицы, который достигнут современной американской экономикой (3,5%), благодаря эффективным усилиям Администрации президента Дональда Трампа – информация об организации работы кадровой службы компании (Human Resourсe Management (HRM) становится весьма актуальной. Она поможет читателям выработать правильную стратегию и тактику в процессе трудоустройства и должностного продвижения.

Учитывая, что от кадрового состава любой компании в определяющей степени зависят ее успехи и неудачи, НRM является важным звеном в общей системе управления. В структурной схеме управления фирмой HRM подчиняется первому руководителю (президенту компании) или в крупных компаниях его заместителю по кадрам (вице-президенту).

Давайте рассмотрим функции и механизмы, с помощью которых HRM решает первую и главную задачу – найти и нанять наилучшие кадры.

И хотя многие любят употреблять расхожую фразу, что незаменимых нет, история государств и отдельных компаний показывает, что лидер и созданная им команда гарантируют успех дела. Назову только три фамилии: Франклин Рузвельт, Ли Яккока, Билл Гейтс.

Чтобы нанять хороших работников и способствовать созданию эффективной команды в компании HRM постоянно анализирует потребность компании в кадрах, исходя из изменений в производственной, технико-технологической, экономической политики руководства компании, ситуации на рынке труда, ухода работников фирмы на пенсию, увольнения и перехода работников в другие компании (job analysis). Для проведения качественного и всестороннего анализа кадрового состава компании, его соответствия нуждам компании в настоящем и будущем, для разработки собственной кадровой стратегии HRM опирается на базу данных, в которой содержится информация по каждой должностной позиции и по каждому работнику. На каждую должностную, штатную единицу имеется инструкция, где четко определены: цели и задачи, обязанности, права и ответственность, подчиненность, информационные – горизонтальные и вертикальные взаимосвязи. А также оклад с указанием должностной вилки (минимум – максимум). На каждое структурное подразделение компании разработано положение, которое определяет содержание должностных инструкций. Базируясь на требованиях, сформулированных в должностной инструкции, HRM дает объявления в средствах массовой информации о вакантных позициях, рассматривает резюме потенциальных кандидатов и проводит первое интервью. Поэтому ваше резюме должно постоянно видоизменятся, чтобы максимально отвечать требованиям, выдвинутым в объявлении на вакантную позицию. Иначе вам удачи не видать.

При появлении вакантных должностей HRM, прежде всего, изучает возможности их заполнения за счет кадровых ресурсов самой компании. Для этого имеются информационные файлы. В информационной карте на каждого сотрудника сосредоточены следующие данные: имя, фамилия, адрес, семейное положение, состав семьи, возраст, вероисповедание, стаж работы – общий, в данной фирме, образование, ученая степень, повышение квалификации, должностные продвижения, изменения в оплате труда, разного рода поощрения и наказания. Кроме перечисленных сведений, в каждой конкретной компании в персональных файлах сотрудников может хранится и другая информация в соответствии с решениями руководства.

HRM обязана изучает и анализировать кадровую политику в компаниях конкурентах, их кадровый состав с целью приглашения, в случае необходимости, наиболее перспективных работников. Следует подчеркнуть, что от умело составленного резюме и правильной подготовки и поведения на интервью в значительной мере зависит конечный результат – пригласят ли вас занять вакантную должность или это место достанется конкуренту.

Хочу также обратить внимание читателей, что если такие вопросы, как семейное положение, возраст, религия, раса, национальность и ряд других на интервью и в application forms являются противозаконными, то их анализ является необходимым для организации эффективного планирования работы HRM. Рассмотрим в качестве примера, анализ кадрового состава фирмы по возрасту. Американское население стареет. Для бизнеса в этом кроются, прежде всего, две проблемы: первая – дать возможность работать людям, которые хотят и имеют возможность работать, но уже достигли традиционно пенсионного возраста; вторая – помочь некоторым пожилым работникам выйти раньше на пенсию. Статистические данные показывают, что только 32% работников в возрасте 55 лет и старше держатся за работу сегодня, сравните с 45% в 1930 году. Средний возраст, уходящих на пенсию мужчин сегодня около 62 лет, против 65 лет в 1963 году. В то же время многих пожилых людей пугает перспектива будущей инфляции и необходимость существования на пенсионный доход. Другие просто желают продолжать работать, их не прельщает перспектива играть в карты и домино или вязать свитера для внуков. Их интересы защищает закон – The Federal Age Discrimination Act, запрещает дискриминацию кого бы то ни было в возрасте от 40 до 65 лет. Тем более, что по прогнозам специалистов после 2000 года только 39% работающих будут в возрасте до 35 лет, сравните с 49% в настоящее время. В то же время число людей в возрасте от 50 до 65 лет увеличится более, чем в двое.

Практика свидетельствует, что пожилые работники имеют значительный опыт и зачастую больше знаний, они лучше работают с клиентами и покупателями, чем молодые. Поэтому ряд фирм считает, что им выгодно их нанимать. Назову для примера только две компании – американскую Days Inn и английскую B&Q PLC.

В начале ХХI веке кадровые службы компаний сталкиваются с “женской проблемой”. По опросам в 2000 году, 62 из каждых 100 женщин хотят иметь работу вне дома. Уже сегодня 73% матерей, у которых дети школьного возраста, работают. Поэтому, перед работодателями стоит проблема оказания помощи работникам, если они хотят нанять или удержать высоко квалифицированных специалистов и управляющих. Например, IBM возмещает, приглашенному на работу из другого штата специалисту затраты в размере $500 на поиски работы супруги. Другие фирмы оказывают помощь и финансовую поддержку весь период до трудоустройства.

Некоторые компании создают специальные фонды, которые позволяют им предложить работникам, в случае ухода на пенсию определенные финансовые выгоды и единовременные выплаты. Это создает у остающихся работников чувство безопасности, а молодые работники видят перспективу роста.

Планирование – ведущая функция в процессе подбора и найма кадров для компании. В ней можно выделить три основных шага (этот термин очень любят употреблять американские специалисты в области управления). Шаг первый – оценка имеющихся кадров, на основе утвержденных положений об отделах и службах, должностных инструкций, аттестационных листов, характеристик и мнений непосредственных начальников, данных информационного файла на каждого работника. Причем, специалисты считают, что оценки работников периодически должны проверяться, пересматриваться и меняться. Нельзя (как часто бывало в СССР) навешивать на человека какой-либо ярлык на всю оставшуюся жизнь. Шаг второй – с учетом перспектив развития разработать прогноз потребности компании в кадрах на будущее (5–10 лет). Шаг третий – составлении ежегодных или более краткосрочных программ, направленных на обеспечение текущих нужд компании в конкретных кадрах – специалистах и управляющих. Поведение менеджеров HRM при реализации поставленных планированием задач базируется на философии: “Don’t try to fit square peg into a round hole!” (Не пытайтесь загонять квадратные колышки в круглое отверстия). С позиций кадровой политики это означает, если с учетом меняющихся задач компании нет возможности переобучить или переподготовить имеющиеся у компании кадры, то их нужно поискать на стороне.

В соответствии с перспективными и текущими планами HRM реализует функцию по подбору и найму работников (Recruitment and Selection). Опыт показывает, что ошибки, допущенные работниками кадровой службы, дорого обходятся компании. Например, вновь принятый работник, который не смог должным образом выполнять задания в период испытательного срока и был уволен через несколько месяцев может обойтись компании в 75 тысяч долларов. Но слабый работник, которого оставили в компании, обойдется ей еще дороже. Менеджеры кадровой службы должны быть уверены, что кандидаты на вакантные должности имеют необходимую квалификацию для работы и они владеют нужными навыками для исполнения обязанностей по должности или способны обучиться им. Обычно HRM ищут кандидатов на вакантные должности как внутри, так и вне компании. Наем новых работников процесс дорогостоящий, он включает следующие шаги (перечислю наиболее типичные):

– подготовка и публикация объявлений в средствах массовой информации;

– разработка, размножение и обработка application forms;

– интервью кандидата на должность с работниками кадровой службы и представителями отдела (службы), для которых нанимается работник;

– организация и проведение тестирования (employment tests);

– контроль, представленной в резюме информации (background checks);

– организация при необходимости медицинских обследований (medical examination);

– постоянный анализ и обновление информационной базы данных, которой располагает HRM.

Eще раз подчеркну, что большинство компаний при поиске кандидатов на вакантную должность прежде всего обращают внимания на собственных работников. Однако, их главная цель – нанять на должность наиболее квалифицированного работника, поэтому существенное место в этой работе занимает внешний поиск: колледжи и университеты, специальные школы, объявления в газетах и журналах, государственные и частные агентства, рекомендации собственных работников. Причем надо указать, что в зависимости от уровня вакантной должности меняются методы поиска и найма. Знакомства и связи (по-американски – более элегантно “reference”) главный путь занять вакансию middle and top management.

Интервью – это важнейший этап при найме на работу. Его практически не может обойти никто, так как любая форма беседы с кандидатом на должность

(даже в не официальной обстановке, например, приглашение на ланч в кафе или ресторан), по существу, есть интервью. Тренированный интервьюер HRM способен легко определить цели, позиции и мотивы поведения претендента на должность. При найме на работу приходится проходить 2 интервью: с представителем кадровой службы и, при успешном результате, с руководителем отдела, в котором предстоит работать. Будьте всегда готовы к ответу на вопросы, которые часто вызывают замешательство у кандидатов:

– Why should I hire you?

– What interests you most about this job?

– What kinds of decisions are most difficult for you?

– Why do you want change job?

– What causes you to lose your temper?

– What are your greatest accomplishments?

Статистика показывает, в 62% случаев решение о приглашении на работу кандидата интервьюер принимает в первые 15 минут интервью. Поэтому к интервью надо тщательно готовиться (как говорит Жванецкий – тщательнее) особое внимание уделив изучению материалов о компании и ответам на вышеперечисленные вопросы.

Если хотите найти работу, то бросайте курить. Меньше чем одна треть взрослых американцев в настоящее время курит. Затраты владельцев бизнесов и офисов в среднем 1,137 долларов на курящих против 854 доллара на некурящих работников. В основном из-за того, что курящие чаще болеют, теряют работоспособность, увеличивают затраты на уборку помещений и ремонт оборудования. Некоторые работодатели просто отказывают курящим в найме на работу, другие требуют от курящих платить больше за страховку.

Многие читатели, вероятно, знают (и этой лазейке обучают на любых курсах по трудоустройству), что в разделе резюме-“Reference” обычно пишут трафаретную фразу – возможен, если требуется. Но в application forms любой компании нужно указать, как минимум, 3 человека с указанием имени, фамилии, телефона, которые могут дать вам характеристику как работнику и человеку, проще говоря, поручиться за вас. Проверка данных, указанных в резюме, позволяет HRM удостовериться в соответствии образования и практического опыта кандидата требованиям для занятия вакантной должности и узнать истинные причины, по которым он хочет оставить прежнюю работу или фирму. Изучение работы HRM в 320 компаниях показало, что 21% кадровых служб не проверяли данные кандидатов об образовании, 18% игнорировали опыт (employment history). Это им дорого обошлось. Специалисты утверждают, что 90% ошибок при найме на работу можно избежать при организации качественных проверок резюме кандидатов. Хочу особо обратить внимание читателей на процесс тестирования. Его широко используют не только фирмы-наниматели, но и агентства, которые ищут для вас работу. Тестирование преследует две цели: оно помогает выявить наиболее квалифицированного кандидата на должность и обоснованно отказать претенденту по результатам теста. На тест, обычно, затрачивается до 4 часов. Опыт показывает, что 92% кандидатов, которые успешно справились с тестом, при найме на работу квалифицированно выполняют свои должностные обязанности.

Очень многих работодателей интересует состояние здоровья кандидатов. Ведь Здоровье – это и экономика. С этих позиций более понятен знаменитый американский афоризм: “Лучше быть здоровым и богатым, чем бедным и больным”. Около 45% компаний включает медицинские обследования как часть процесса отбора кандидатов на определенные должности. Медицинское заключение указывает имеет ли кандидат физическую возможность выполнять работу по должности, на которую он претендует. Это также защищает компанию от претензий работников на пособие по нетрудоспособности (disabilities), а также больших затрат на страхование здоровья работников. Некоторые компании, например, Motorola, AT&T, Commonwealth Edison Co. требуют от кандидатов пройти тест на наркотики (drug testing). Около 62% работодателей прежде, чем принять решение о найме кандидата на работу знакомятся с результатами drug testing. Общие затраты бизнеса на такие тесты оцениваются в 500 млн. долларов ежегодно.

Кандидат, которого фирма нанимает на работу, проходит employee orientation program. HRM обеспечивает нового работника копией руководства для работающих фирмы, где отражены такие вопросы, как история и традиции фирмы, выпускаемая продукция и предоставляемые услуги, политика в области оплаты труда, бенефиты, отпуск, выходные и праздничные дни, время перерыва на ланч и тому подобные. Руководитель или супервайзер отдела (службы), предоставляющие работу, обязаны проинструктировать нового работника и детально ознакомить с порядком выполнения, закрепленных за ним функций и требованиями к форме и качеству выполняемой работы. Каждый новый работник компании будет постоянно ощущать методы работы HRM со штатным персоналом. Желаю успеха!