Как правильно организовать управление наличными в бизнесе?

Учет – это зеркало, отражающее качество управления и эффективность работы любого бизнеса. Контроль за расходованием наличных средств в бизнесе очень важное направление организации внутреннего учета. Имущество бизнеса (Assets) отражается на многих бухгалтерских счетах. Но, под первым номером в плане счетов (Chart of accounts) каждого бизнеса, обычно, обозначается – Cash. Это очень уязвимое, с позиций сохранности, имущество. Понятие Cash – включает: наличные деньги, чеки, money orders, деньги на счетах в банке (Cash on Hand).

Владельцы бизнеса должны своевременно и тщательно отслеживать движение средств на cash-cчетах. Основное правило – все сделки (transactions) по бизнесу должны делаться только с бизнес-счетов, все полученные средства должны сразу же депонироваться на банковский счет. Это требование особенно актуально, когда покупатели, клиенты, прежде всего, в сфере торговли и обслуживания (магазины, рестораны, автомастерские, парикмахерские, профессиональные бизнесы…) оплачивают товары и услуги наличными. Ни в коем случае нельзя оплачивать расходы по бизнесу с личного расчетного счета или удовлетворять персональные нужды с бизнес-счета. Если не хватает денег для деловой активности, вы имеете право пополнить капитал бизнеса за счет личных средств, при этом следует сделать соответствующие проводки в бухгалтерском учете. В случаях острой необходимости, можно определенную сумму перевести с бизнес-счета на личный счет, отразив эту операцию в учете.

В малом бизнесе, как правило, все чеки подписывают его владельцы, которые одновременно выполняют функции менеджеров, т.е. определяют необходимость и целесообразность расходов и следят за движением денег на бизнес-счетах. В организации и ведении бухгалтерского учета им помогает штатный бухгалтер либо бухгалтер, обслуживающий бизнес по договору (например, СРА – фирма). Для определенных целей в бизнесе могут создаваться различные Cash Funds.

Например, для финансирования и осуществления деловых бизнес-поездок. Исходя из числа планируемых мероприятий, рассчитывается и утверждается необходимый размер фонда конкретного бизнеса. По мере предоставления отчетности о произведенных расходах фонд пополняется до установленного уровня.

Специальный фонд может быть сформирован для филиала бизнеса в другом городе. Фонд в установленной сумме помещается в местный банк, и руководитель филиала расходует его (например, для оплаты аренды помещения, выплаты зарплаты работающим и на другие оперативные цели). Каждый месяц в главный офис отправляются первичные документы и отчеты о расходах. После проверки целесообразности и обоснованности затрат главный офис перечисляет суммы для пополнения фонда. Средства, предназначенные для пополнения Cash Funds, должны перечисляться до завершения отчетного периода (accounting period).

Сумма денег в этих фондах должна соответствовать балансу на счетах фонда. В повседневной жизни, практически все бизнесы, а особенно малые, нуждаются в небольших суммах наличных денег: на почтовые расходы, покупку канцелярских принадлежностей, оплату доставки разовых заказов, мелкий ремонт… или в тех случаях, когда чеки не принимаются из-за незначительности сумм. Чтобы избежать краж наличных денег, контролировать их использование рекомендуем организовать в бизнесе систему – The Petty Cash System (PCS) и создать специальный фонд The Petty Cash Fund (в переводе на русский Petty – означает небольшая подочетная сумма). Обычно, ежемесячный (реже еженедельный) размер такого фонда, в малых бизнесах, до $500. Сумма утверждается владельцами бизнеса и хранится в сейфе или в специальной коробке (petty cash box).

Одновременно опрелеляется работник ответственный за его правильное расходование (The Petty Cashier). Управление наличными в бизнесе предполагает организацию четкого ведения определенной документации (вручную или с применением компьютеров, в зависимости от возможностей бизнеса). Рассмотрим наиболее приемлемый, по нашему мнению, вариант PCS для малого бизнеса. Напомним, хорошо знакомый многим советский афоризм: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек». В США он работает не менее надежно. Поэтому, начнем с перечисления основных форм документов системы и их краткого описания: – Наличные деньги выдаются сотрудникам под отчет по предъявлению письменного разрешения – Petty Cash Receipt (иногда называемого Petty Cash Voucher). В нем указываются: порядковый номер документа, дата выдачи, кому уплатить, за что, на какой счет отнести расходы, кому выдать деньги, кто разрешил.

Все выданные под отчет суммы записываются в журнале – the Cash Disbursement Journal (часто называемый Cash Payment Journal). В нем указываются все данные приведенные в ваучере и, кроме того, приведены счета, на дебит и кредиг которых должны быть разнесены расходы. Таким образом, в журнале содержится полная информация о направлениях и ежедневном состоянии фонда. В начале каждого месяца определяется остаток наличных в бизнесе и прогнозируется реальная потребность в них. После этого выписывается чек на пополнение фонда (replenishing the Petty Cash Fund).

В конце каждого месяца делается разноска по счетам в главной книге бухгалтерского учета (Jeneral Ledger). Основанием служит журнал и ваучары. Проводки (transaction) затрагивают Credit счета Petty Cash и Debit разных счетов, по которым понесены расходы (expenses).

Распорядитель фонда может осуществлять контроль за его использованием, ежедневно сравнивая полученную в банке сумму с данными в журнале и наличными в сейфе. Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. Для бизнеса утвержден Petty Cash Fund на 1-е сентября 2015 года в сумме – $110. Потрачено, по состоянию на 30 сентября 2015 года, $93.40, в том числе на приобретение канцелярских принадлежностей (office supplies) – $62 , на марки и конверты (postage) – $24, на специальные журналы и газеты, которые можно отнести к мелким административным расходам (magazine and newspapers – miscellaneous administrative expenses ) – $7.40. Перечисленные сделки (transaction), будут разнесены по счетам следующим образом:

Таким образом, для пополнения фонда в прежних размерах надо выписать чек на $ 93.40. Владельцы бизнеса могут принять решение об увеличении или уменьшении размера фонда. Почему мы уделяем особое внимание именно этому, казалось бы, незначительному фонду? Суммы небольшие, а неприятностей при проверках федеральных и штатских налоговых ведомств много. На практике, в бизнесах, где система учета и контроля за этим фондом отсутствует, типичной является следующая ситуация: собрана масса документов (чеки из магазинов, заправочных станций, кафе и закусочных, билеты на стадион, в театр, кино и концерты, чеки, которые владельцы бизнеса выписывали себе как возмещение расходов по бизнесу…) Перед составлением налогового отчета, приходится тратить много времени, чтобы все представленные документы разобрать, систематизировать и какую-то их часть выбросить, как не имеющих отношение к бизнесу. Еще хуже, когда при проверке налоговой декларации аудиторы IRS или штата не признают обоснованности сделанных списаний, приходится платить штрафы и интерес. Поэтому рекомендуем всем владельцам бизнеса организовать эффективную систему управления наличными – PCS.

Александр Шабсиc, PHD