Александр ШАБСИС, PhD | Как отразить в налоговом отчете затраты на привлечение в бизнес новых клиентов, поставщиков, инвесторов?

Устраивать приемы, званные вечера, обеды, развлечения для клиентов, поставщиков и инвесторов, членов бизнес-ассоциаций (entertainment) приятно и хлопотно. Одновременно возникает меркантильный, но важный для любого налогоплательщика вопрос: Какие из расходов на эти цели и при каких условиях разрешается списывать? Чтобы получить право на списание, налогоплательщик должен доказать, что проведенное мероприятие было “directly related to” or “associated with”, т.е. непосредственно связано с решением проблем, непосредственно относящихся к деятельности бизнеса.

Каким образом это можно обосновать? Для этих целей можно использовать следующие четыре теста:

– Установить, является ли проведение entertainment попыткой налогоплательщика получить дополнительный заказ, инвестиции или другую выгоду (benefits).

– Определить взаимосвязь обсуждаемых с клиентом проблем, в период entertainment, с текущими и перспективными задачами бизнеса.

– Выявить, сколько времени в период entertainment затрачено на рассмотрение бизнес вопросов и сколько на развлечение.

– Рассчитать, какие суммы были затрачены на гостей, которые непосредственно занимались обсуждением проблем по развитию и совершенствованию бизнеса, в общих расходах на организацию конкретного entertainment.

Если налогоплательщик принимает участие во встрече или конференции, которые по тематике имеет непосредственное отношение к бизнесу, то понесенные расходы классифицируются как “Associated with” entertainment. Например, такие встречи часто организуют: торговые палаты, бизнес и профессиональные ассоциации… Методика и порядок списания, понесенных на travel, meals, entertainment затрат, требуют надлежащей организации учета в бизнесе. Правильный и всесторонний учет этих расходов оградит налогоплательщика от неприятностей и штрафов при проверках бизнеса аудиторами IRS. Наиболее простой и надежный метод – это ведение журнала учета.

В нем обязательно должна содержаться следующая информация: 1) место, дата проведения и вид entertainment (например, lunch, sporting); 2) общая сумма расходов; 3) цель организации данного мероприятия (например, привлечение клиентов, увеличение объемов поставок, привлечение инвестиций в бизнес); 4) список участников встречи и краткое изложение содержания бизнес-проблем. Естественно, налогоплательщик должен хранить первичные документы, подтверждающие суммы затрат на каждый entertainment.

Следующий и естественный вопрос: Какие суммы можно списывать? Как правило, 50% понесенных расходов (meals), включая чаевые. Транспортные расходы, связанные с проводимым entertainment, не лимитируются этим нормативом. В том случае, когда владелец бизнеса возместил работнику, ответственному за организацию entertainment, понесенные им расходы, то они не являются для работника налогооблагаемыми. В то же время владелец бизнеса может списать только 50% от возвращенной им суммы. На тех, кто трудится как self-employed лимит 50% не распространяется. Для этой категории работающих разрешается списание 100% расходов на entertainment при наличии всех трех условий: 1) вы понесли эти расходы как independent contractor; 2) ваши клиенты возместили вам или дали разрешение на эти расходы в связи с сервисом, который вы выполняете; 3) вы представляете соответствующий отчет об этих расходах. Налогоплательщик всегда должен помнить о требовании IRS – расходы должны быть обычными и необходимыми, т.е. общепринятыми для подобных мероприятий в данной сфере бизнеса.

Дело в том, что если конкретные расходы будут признаны IRS как “lavish and extravagant” (смешные и экстравагантные – например, проживание в королевском номере отеля, аренда лимузина для поездки на стадион), то они могут стать потерями для налогоплательщика. Затраты на entertainment покрывают не только расходы на угощение клиента, но и на приобретение билетов в клубы, на концерты и театральные представления, спортивные соревнования. Важно доказать, что во время этих видов entertainment проводились дискуссии, имеющие прямое отношение к бизнесу. Поэтому, рассматриваемые вопросы, хотя бы кратко должны найти отражение в журнале учета. Не является нарушением действующих инструкций организация званного вечера в доме налогоплательщика. Но, если на нее кроме клиентов и партнеров по бизнесу приглашены личные друзья хозяина, то списание расходов на проведение званного ужина могут быть только частичными. Например, Джон Смит с женой пригласил на вечеринку 3-х клиентов с женами, менеджера своей компании с женой и двух близких друзей с женами. Таким образом, общее количество присутствовавших 14 человек, но прямое отношение к рассматриваемым бизнес-проблемам имели только 10 человек или 71%. Общие затраты на проведения мероприятия составили $850. К списанию разрешены $301.75 (850 х 71%): 50%. Здесь следует указать, что обычно вы не имеете право списывать расходы, потраченные на entertainment своей супруги(а) и супруг клиентов, но в вышеописанной ситуации это возможно. Если вы купили своему клиенту два билета за $50 на спортивные соревнования, а сами не пошли на стадион, то эти билеты могут рассматриваться как подарок. Сумма подарка имеет ограничение – $25 на человека в год. Но совсем по-другому будет рассматриваться ситуация, если вы пойдете на стадион вместе с клиентом и будете обсуждать проблемы бизнеса после просмотра игры. В этом случае налогоплательщик может списать стоимость билетов только как entertainment, т.е. 50% стоимости от понесенных затрат. Если билеты на спортивные соревнования переданы благотворительной организации (например, для поощрения волонтеров) вы можете списать их полную стоимость.

Хочу обратить внимание налогоплательщиков, что если они делают членские взносы в клубы, одна из целей которых организация entertainment для своих членов и их гостей, то эти суммы нельзя списывать. В качестве примеров таких клубов могут служить: гольф, атлетик, авиационный клубы. Помните, что нельзя списывать одни и те же затраты на покупку продуктов питания на бизнес поездку (travel) и на entertainment одновременно.

В заключении, об одной очень распространенной ошибке. Многие владельцы малых бизнесов считают, что затраты, которые они несут на организацию для своих работников совместных предпраздничных обедов или ужинов в кафе, ресторане или офисе, заказ еды, кофе и безалкогольных напитков для служащих в рабочие дни можно списывать по статье расходов на entertainment. Это неверно. Указанные расходы бизнеса относятся к категории “Employee Benefit Programs” и имеют другой метод списания. Поэтому при подготовке налоговых отчетов по бизнесу рекомендуем проконсультироваться со специалистом по налогообложению.