Александр Шабсис, PhD | Эффективная организация и учет оплаты труда в бизнесе

Практически всем известен термин – Payroll. Он означает оплату труда и выражается в суммах средств, выплаченных работающим по найму в бизнесе. Система планирования и учета for Payroll and Payroll Taxes в любой организации должна отвечать требованиям федерального, штатского и местного законодательства. Она должна обеспечивать руководство и бухгалтерию бизнеса необходимой информацией для начисления зарплаты каждому работающему, принятия решений об изменениях в оплате труда, совершенствовании системы поощрений, страхования, пенсионного обеспечения, предоставления утвержденных форм отчетности в государственные организации. Хотя, на практике, в системах оплаты труда разных компаний существуют определенные отличия, имеются главные и обязательные компоненты для всех без исключения бизнесов, о которых пойдет речь в данной статье.

Часть 1. Структура и содержание зарплаты

Привлечение и сохранение хороших работников и квалифицированных специалистов предполагает, что уровень оплаты труда в конкретном бизнесе должен соответствовать среднему по данной отрасли, а зарплата должна выплачиваться своевременно и аккуратно. Работающие очень чувствительны и болезненно воспринимают ошибки в расчетах зарплаты и ущемлении их прав по оплате труда. Для менеджеров планирование, учет и анализ зарплаты имеет важное экономическое значение, так как ее удельный вес в затратах большинства бизнесов составляет наибольшую долю расходов. Часто более 40% в общей сумме затрат бизнеса. Зарплата является объектом федерального, штатского и местного налогообложения, поэтому владельцы бизнеса несут юридическую ответственность за составление и сохранение отчетов по зарплате. Следует особо подчеркнуть, что изымаемые из зарплаты работающих налоги плюс налоги на нее, уплачиваемые владельцами бизнесов, сразу после ее выплаты становятся долгами бизнеса (liabilities). Чтобы избежать терминологической путаницы при характеристике форм оплаты труда, остановимся на некоторых общеизвестных определениях. Термин – “salary” обычно отражает оплату труда менеджеров, работников административного аппарата. Для этой категории работников обычно устанавливается помесячный или годовой оклад. Термин – “wages”, как правило, отражает оплату физического – квалифицированного или ручного труда. В основе оплаты труда этой категории работающих лежит почасовая ставка. На практике оба термина зачастую используются как синонимы, что иногда приводит к недоразумениям. Поэтому, заслуживает хотя бы краткого рассмотрения перечень наиболее типичных выплат в бизнесе (Wages and Other Compensation). Прежде всего отметим, что имеют место выплаты не только в денежной, но и в других формах. Наиболее характерными примерами денежной формы являются: оклад (salaries), оплату отпуска (vacation allowances), премиальные (bonuses), комиссионные (commissions). Часто возникает вопрос: Что означает зарплата не в денежной форме (wages not paid in money)? Ее часто называют “in kind”, т.е. в форме вещей (goods), оплаты жилья (lodging), питания (food), одежды (clothing), оплаты услуг (services). Обычно эти выплаты оцениваются по действующим рыночным ценам. К дополнительным доходам работающих относятся – Fringe benefits. В качестве примера, назовем некоторые из них: награды (awards), помощь в оплате образования работающих (educational assistance), помощь работающим в оплате ухода за детьми и иждивенцами (dependent care assistance), взносы в пенсионные планы работников.

(Retirement plans), оплата билетов на самолет, снижение цены на приобретаемое в бизнесе имущество или обслуживание, оплата членства в клубах, билеты в театр, концерт, спортивные соревнования… Эти выплаты рассматриваются как доходы для работающих и расходы для владельцев бизнеса. Они включаются в сумму общего дохода работающего (gross income), подлежащего налогообложению. В бизнесах, сязанных с непосредственным обслуживанием клиентов (например, рестораны, кафе, мойки автомашин…), где работающие получают чаевые (tips), их обязанность представлять владельцу бизнеса отчет по форме 4070. Срок представления информации – до 10 числа месяца следующего за отчетным, при условии, что сумма Tips превышает $20 в месяц. Очень часто у владельцев бизнеса возникает вопрос: О каких суммах, выплаченных внештатным работникам (Independent Contractors), надо направлять отчет и кому? Если годовая сумма выплат превышает $600, то отчет по Form 1099-MISC представляется получателю денег, для включения их в налоговую декларацию, а также в федеральную и штатскую налоговые ведомства.

Очень часто работающие недовольны тем, что начислили много (Gross pay), а получать мало (Net pay). Основная причина – это удержания из зарплаты (deduction):

– федеральных и штатских налогов, суммы которых зависят от числа иждивенцев;

– отчисления в фонды Social Security, Medicare, знаменитая FICА (Federal Insurance Contributions Act), по утвержденным нормативам. Они уплачиваются в равном проценте владельцем бизнеса и работающим;

– в Disability Insurance – фонд штата для выплаты пособий работавшим в случае утери трудоспособности.

Владелец бизнеса, принимая нового работника, обязан проверить у него право на работу в США, заполнив форму 1-9 Employment Eligibility Verification, взять Social Security Number (SSN), потребовать заполнение формы W-4, где указывается количество иждивенцев. Кроме того, до 1 декабря текущего года он должен напомнить работающим о необходимости уточнения данных и представлении новой формы W-4. До 31 декабря текущего года, работающие, которые имеют право и хотят получать авансом Earned Income Credit (льгота для работающих с низким доходом) должны заполнить и представить в бухгалтерию бизнеса форму W-5. Работающий имеет право и может просить (желательно в письменной форме) владельца бизнеса перечислять из его зарплаты определенные суммы в пенсионный план, страховой фонд, алименты, облигации и акции… Следует особо отметить, что определенные федеральные и штатские налоги за каждого работника уплачивает только владелец бизнеса:

– в фонды по оплате безработицы – Federal Unemployment Compensation Tax, State Unemployment Compensation Tax;

– в фонд штата по организации обучения для приобретения новой специальности потерявших работу – State Employment Training Tax.

Это одна из причин, по которой владелец бизнеса заинтересован иметь в качестве исполнителей работ – Independent Contractors, освобождающих его от необходимости платить за них указанные налоги.

Часть 2. О классификации работающих

Очень важно для правильного планирования фонда оплаты труда, учета и контроля за его расходованием, начисления и уплаты налогов на зарплату распределить работающих по категориям. Согласно действующим инструкциям IRS таких категорий четыре. Мы их только перечислим и кратко охарактеризуем. Лица, выполняющие работы и услуги для бизнеса, могут быть:

– A common–law employee – это штатные работники, выполняющие работу по заданию владельца бизнеса или менеджера, которые определяют, что и как делать (дают инструкции или предлагают методику исполнения) и осуществляют текущий и конечный контроль результатов. В эту категорию входят как рабочие, так и служащие (например, секретарь, менеджер, супервайзер…)

– An independent contractor – общее правило отнесение лица к этой категории предполагает, что заказчик имеет право контролировать только результат работы, не вмешиваясь в организацию и способы исполнения. Укажем, типичных представителей этой группы, которые оказывают услуги бизнесу по договору (устному или письменному): Lawyers, Accountants, Contractors, Subcontractors, Public Stenographers…

– A statutory employee – это работник, который предоставляет услуги бизнесу, но по существующим общим правилам, сформулированным в трудовом законодательстве, не относится к штатным работникам. По характеру выполнения работы он напоминает – Independent Contractor, но рассматривается by statute as employee. Кто относится к этой группе? Водитель (an agent-driver), который занимается доставкой напитков, мяса, овощей, фруктов, хлебобулочных изделий, вещей в химчистку и клиентам и является агентом конкретного бизнеса, а формой оплаты его труда являются комиссионные. Страховой агент, который работает полный рабочий день (a full-time life insurance sales agent) в основном на одну компанию. Индивидуал, который работает на дому (Homeworker), получая из бизнеса материалы или полуфабрикаты, возвращая в бизнес готовые изделия, согласно выданной спецификации. Коммивояжёр (a traveling or city salesperson).

– Имеется две категории а statutory nonemployee: первая – Direct sellers – лица, занятые продажей товаров на дому у клиента, покупкой изделий с целью их дальнейшей перепродажи на дому покупателей, доставкой и распространением газет, рекламных проспектов. Вторая – Licensed real estate agents – индивидуалы, которые занимаются оценкой недвижимости в процессе ее продажи. Для целей налогообложения названные специалисты рассматриваются как self-employed.

Особо отметим, что большое количество малых бизнесов, которыми владеют представители русскоязычной общины, являются семейными. Поэтому, более подробно рассмотрим категорию – Family Employees:

– Дети, работающие в бизнесе своих родителей (Сhild employed by parents). Если организационной формой предприятия (в торговле или бизнесе) является Sole proprietorship or Partnership, в котором оба родителя являются партнерами, то зарплата детей в возрасте до 18 лет не является объектом изъятия налогов в фонды Social Security and Medicare. Если это работа в доме родителей (work in the parent’s private home), то отчисления в указанные фонды не делаются пока дети не достигнут 21 года. А родители не делают отчислений в фонд по безработице. В то же время напомним, что из выплаченных детям сумм должны быть изъяты и перечислены по назначению федеральные и штатские налоги на доход (income tax).

– Муж (жена), работающий как наемный работник в торговле или бизнесе другого супруга (one spouse employed by another). Из его (ее) зарплаты делаются все положенные вычеты. Но, владелец бизнеса не платит за работающего супруга в фонд по безработице.

– Из зарплаты родителей, работающих как наемные работники в торговле или бизнесе своих детей (parent employed by child), делаются все предусмотренные законодательством изъятия, как и у других работников – не родственников. Если родители предоставляют домашний сервис, например, смотрят за детьми, которые живут с сыном или дочкой в возрасте до 18 лет или имеют физические или умственные проблемы, то в этом случае из их зарплаты не делается перечислений в фонды Social Security, Medicare. А дети – бизнесмены не делают отчислений в фонд по безработицу – FUTA.

Продолжение следует.