Автомобиль и налоги

Автомобиль, как известно, средство передвижения. Кроме того, наличие автомобиля – это еще и возможность экономии на налогах, путем списания с доходов затрат связанных с его эксплуатацией. Очень часто, приходится отвечать на вопросы, которые задают владельцы малых бизнесов, self-employed (работающие на себя) и наемные работники (employee): «Что выгодней, с учетом налогового законодательства: купить автомобиль или взять его в аренду (lease)?» Кто имеет право и какой порядок списания расходов на эксплуатацию автомобиля, при составлении налогового отчета? Прежде всего, хотим обратить особое внимание налогоплательщиков на основное правило – расходы на эксплуатацию и ремонт автомобиля разрешены к списанию только при условии, что автомобиль полностью или частично используется исключительно по бизнесу (и вы располагаете подтверждающими документами). Например, Local transportation expenses включают общепринятые и необходимые расходы по переезду от одного рабочего места в другому в пределах города, где расположен ваш “Tax home”. “Tax home” – этим понятием обозначается место расположения главного бизнеса независимо от того, где проживает семья налогоплательщика. На практике, все чаще, бизнес может размещаться в жилище его владельца (office in the home). В этом случае оно считается основным местом бизнеса. Затраты на местные поездки охватывают: посещение клиентов и потребителей товаров и услуг; участие в деловых встречах… В тоже время, надо помнить, что затраты связанные с поездками из дома к основному месту работы и обратно (personal commuting expenses) списанию не подлежат. Для расчета затрат по использованию автомобиля в бизнесе может быть применен любой из двух методов:

– Стандартная норма за милю, которая ежегодно утверждается (Standard mileage rate).

– Реальные постатейные затраты (Actual expenses).

При использовании Standard milеage rate (SMR) метода для определения размера затрат следует умножить общее количество бизнес-миль за год на 57,5 центов за милю (норматив 2015 года). Дополнительно к этой сумме вы имеете право прибавить расходы на оплату парковки и инструмента (parking fees and tools), но не имеете права производить списание износа (depreciation). Дело в том, что в SMR уже включен усредненный норматив износа. Помните, что в случае выбора данного метода для автомобиля или трака, которые были взяты в аренду, вы обязаны его постоянно применять в период всего срока аренды.

Реальные расходы (Аctual expenses) включают следующие статьи: износ (depreciation); аренда гаража (garage rent); бензин (gas); страховка машины (insurance); аренда машины (lease payments); лицензии (licenses); замена масла (oil); оплата парковки (parking fees); регистрация в DMV (registration fees); ремонт (repairs); замена колес (tires); инструмент (tools). Этот метод списания затрат чаще других используют владельцы такси.

Как правило, налогоплательщику предоставляется возможность применять любой из указанных выше методов. Чтобы выбрать наиболее эффективный метод для конкретной ситуации, надо произвести расчеты по каждому из них и определить, какой обеспечивает наибольшие списания. Выбор метода списаний надо сделать в первый год использования автомобиля в бизнесе. Если вы купили автомобиль для бизнеса в 2015 году и в налоговом отчете за этом год списывали актуальные расходы плюс износ (depreciation), то вы не можете применять Standard mileage rate (SMR) 2016 году и в последующие годы. SMR разрешается также использовать для вэнов и траков. В том случае, когда автомашина используются не только для бизнеса, но и для личных целей все понесенные за год расходы должны быть разделены между ними. Например, вы владеете цветочным магазином, имеете вэн, который за год покрыл 20000 миль, в том числе для доставки цветов клиентам – 16000 миль, т.е. 80% . Таким образом, списанию подлежит только 80% общих расходов. В том случае, когда владелец бизнеса возмещает наемным работникам их затраты по использованию собственных автомашин для целей бизнеса, он имеет право списывать понесенные расходы. Следует обратить особое внимание на организацию учета, из которого легко определить степень использования каждого конкретного автомобиля для бизнеса и личных целей его владельца. Если внимательно рассмотреть часть 4 Information on Your Vehicle в приложении С (Schedule C “Profit or Loss from Business”) к форме 1040, то поставленные в ней вопросы требуют наличия у налогоплательщика доказательств произведенных списаний. В том случае, когда вы отметите “yes”, то должны иметь первичные и оперативные документы, обосновывающие суммы списаний, а если укажете “no”, то у вас есть большие шансы подвергнуться проверке IRS. Агент налоговой службы попытается проверить правильность указанных в отчете миль по бизнесу и может потребовать первичные документы подтверждающие реальные затраты на эксплуатацию и ремонт автомобиля в течение года. В журнале, который рекомендуем вести, отражайте цели деловых поездок, делайте заметки показаний спидометра и количество миль, покрытых в конкретном путешествии. Без наличия письменных доказательств вы можете стать объектом штрафа. Исключение могут быть сделаны для авто, которые нет смысла использовать для личных целей. Например, delivery truck с сидением только для водителя. Работники, использующие автомобили компаний, в которых работают, также не должны вести дневник или журнал.

Списание износа автомобиля (depreciation) должно соответствовать требованиям инструкций IRS. Прежде всего, отметим, что имеется лимит ежегодных списаний износа. Ежегодный лимит списаний применяется только к “passenger automobiles”. Для этих целей к категории пассажирских автомобилей обычно относятся автомобили весом до 6000 pounds. Метод ускоренного списания износа (Accelerated MACRS depreciation) разрешается для автомобилей, используемых более чем 50% времени в бизнесе. Там, где он эксплуатируется менее чем 50%, может применяться Straght line depreciation метод. Данный тест не применяется для траков, вэнов, такси. Капитальные усовершенствования, которые осуществляются в автомобилях, используемых в бизнесе, рассматриваются как самостоятельные средства и при использовании MACRS метода к ним применяются те же лимиты, что и к автомобилю. Если вы продали или передали автомобиль до окончания отчетного года, то можете произвести частичное списание износа в зависимости от времени продажи и метода списаний. Если авто используется на 100% в бизнесе и списание износа лимитированы ежегодным нормативом, то любая оставшаяся несписанной базисная стоимость может быть списана после окончания периода покрытия.

Работающие по найму должны руководствоваться следующими правилами.

Если вы используете собственный автомобиль для целей бизнеса и его владелец не полностью возмещает ваши расходы, то вы можете списать не возмещенную часть произведенных расходов. Для этих целей служит статья “Miscellaneous deduction” в приложении А к форме 1040. Списания можно сделать при условии, что они превышают 2% отрегулированный дохода “Adjusted Gross Income” за отчетный год. При этом, работающий должен иметь доказательство того, что использование им собственного автомобиля в бизнесе обусловлено требованиями его владельца. Например, инспектор строительной компании использует свое авто для посещения строящихся объектов компании. Это является условием его работы в компании. Компания согласно договору возмещает ему расходы полностью или частично. Если для покупки автомобиля наемный работник взял заем, то интерес, который он платит, не списывается даже при 100% использовании автомобиля для целей бизнеса по требованию его владельца. В то же время, если заем на покупку автомобиля взял Self-employed, то в налоговом отчете он имеет право списать сумму интереса на заем с учетом процента эксплуатации автомобиля для бизнеса. Эта сумма указывается в приложении С (Schedule C) к форме 1040. Кроме того, Sales Tax прибавляются к базовой стоимости автомобиля и с их учетом рассчитывается размер износа (depreciation). В том случае, когда налогоплательщик взял автомобиль в аренду и при этом не применяет для списаний Standard mileage rate, он может списывать lease payment плюс вышеперечисленные реальные расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. Естественно, если автомобиль частично используется для личных целей, то списания допускаются с учетом процента его эксплуатации в бизнесе.

Для желающих более подробно изучить поднятую в статье проблему рекомендуем ознакомиться с публикациями IRS № 463,535.

Александр Шабсис, PhD