Александр Шабсис, PhD | Совершенствование системы управления – путь к успеху. Часть 2

Как эффективная система управления обеспечивает успех организации

Photo by Paymo on Unsplash

Окончание. Начало

Часть 3. О влиянии системы показателей на эффективность деятельности аппарата управления всех уровней

Для разработки новой или совершенствования действующей системы управления необходимо определить систему показателей, которые будут измерять эффективность деятельности структурных подразделений, должностных лиц и организации в целом. Сбалансированная система показателей – это комплексный инструмент, связывающий деятельность всех уровней управления через набор взаимосвязанных показателей, охватывающих различные аспекты деятельности: промышленной, сельскохозяйственной, торговой, финансовой и других сфер компании или организации. Естественно, набор показателей и методика их расчета будут существенно различаться в зависимости от вида деятельности организации. Поэтому рекомендуется закрепить разработку, методику расчета, ведение и корректировку конкретного показателя за структурным подразделением и конкретным должностным лицом (чтобы было с кого спросить).Ряд экспертов полагает, что главную роль играет содержание стратегии, а форма представления, включая набор показателей, является второстепенной. Но это ошибочная точка зрения. Постепенно руководители разных уровней начинают понимать, что для успешного достижения стратегических целей необходимо четкое понимание их всеми сотрудниками конкретной организации. Для этой цели важную роль играет система показателей. Она в сочетании с правильной методикой их определения и расчета имеет первостепенное значение.

Типичный набор действий при выборе показателей для разработки стратегических и оперативных целей конкретной организации должен включать:

Формулирование стратегических целей и оперативных методов их достижения.

Определение набора технико-экономических показателей, отражающих намеченные цели.

Установление причинно-следственных связей между показателями и их количественные и качественные характеристики.

Определение и расчет реально достижимого уровня для каждого показателя в конкретной организации.

Плановые показатели должны быть долгосрочными (на перспективу – 3, 5, 10 лет) и краткосрочными (на квартал, месяц, неделю, день).

Показатели служат как для оценки результативности процесса управления, так и его эффективности.

На примере показателей занятости населения США, представленных Федеральным бюро статистики труда, четко просматриваются различия между формой и содержанием. Сначала цифры, а затем выводы:

Население США – 335 млн человек.

Потенциально трудоспособное население (16 лет и старше) – 267,4 млн человек.

Занято на работе – 163,3 млн человек.

Уровень занятости – 59,7%.

Полная занятость – 134,8 млн человек.

Количество безработных – 7,2 млн человек.

Уровень безработицы – 4,2%, среди молодежи – 9,7%.

Количество вакантных рабочих мест – 7,6 млн.

По данным Trading Economics, в США 21,5 млн человек работают неполный рабочий день. В марте 2024 года этот показатель достиг максимума – 28,6 млн человек, а минимум был зафиксирован в 1968 году – 10,1 млн человек, то есть почти в три раза меньше.

А теперь по существу: сколько вакансий реально могут занять безработные? Скольким безработным нужно переучиваться и переквалифицироваться и где? Какова цена обучения? Где найти полноценную работу частично занятым? Как перестроить систему образования (школа – колледж – университет), чтобы она обеспечивала реальные потребности экономики и предоставляла людям работу, а не только долги по студенческим кредитам?

Все технико-экономические и социальные показатели должны анализироваться, контролироваться и корректироваться соответствующими органами управления, и на их основании должны приниматься конкретные и оперативные решения федеральными, штатными и местными органами власти, руководством компаний и организаций.

Часть 4. Основные направления и методика совершенствования системы управления

Специалисты по системам управления утверждают, что 80% успеха в работе любой организации обеспечивает система управления, в то время как капитал и рабочая сила – лишь по 10%. Бывший президент корпораций «Форд» и «Крайслер» Ли Якокка писал: «Самая большая проблема, с которой сегодня сталкивается американский бизнес, заключается в чрезмерном объеме информации у менеджеров. Она кружит им голову, ослепляет их, и они не знают, что с ней делать». Это утверждение применимо как к государственным учреждениям, так и к любой другой компании или организации. Следует подчеркнуть, что технические средства для управления также находятся в процессе постоянного обновления. Компании-производители раз в полгода, а иногда и чаще, предлагают пользователям новые и модернизированные компьютеры, принтеры, факсы, телефоны, модемы. Тем не менее, ряд экспертов считает, что колоссальные средства, вложенные в их приобретение, не обеспечивают ожидаемого экономического эффекта. Кроме того, многие менеджеры разных уровней управления отмечают, что их работа мало изменилась. Это связано с тем, что в процессе создания и совершенствования систем управления недостаточное внимание уделяется организационному аспекту.

Методы и технологии управления, их специфика должны меняться с учетом изменений внешних и внутренних условий, в которых функционирует конкретная организация. Главная задача менеджеров – сделать ресурсы производительными. Еще в 1875 году Фредерик Тейлор доказал, что работа может управляться и, следовательно, быть производительной. Он одним из первых понял, что производительный труд – это применение современных методов управления для эффективного использования капитала, труда, времени и знаний. Каждый из перечисленных ресурсов требует самостоятельного и квалифицированного менеджмента.

Например, Джек Уэлч, став в 1981 году главным исполнительным директором «Дженерал Электрик», прежде всего занялся совершенствованием организационной структуры компании. Он ликвидировал ненужные подразделения и должности, неприбыльные филиалы внутри страны. Была проведена серия сокращений, в результате которых уволили более 10 тысяч человек. По его инициативе были созданы филиалы за границей, и корпорация превратилась в международную. Он расширил сферу ее деятельности, начав развивать сферу обслуживания, которая приносит корпорации более 70% прибыли. Для обсуждения проблем, определяющих жизнедеятельность компании, он создал механизм, позволяющий привлечь к этому процессу сотрудников всех уровней. При этом за критику никого не преследуют, а предложения, направленные на улучшение дел в компании, внимательно изучаются. Прошло более 40 лет, и руководители государства, малого бизнеса, а не только крупнейших американских компаний, осознают важность совершенствования системы управления и реально занимаются этим. В масштабе органов федерального правительства эту работу в настоящее время выполняет Департамент эффективности правительства. При этом следует отметить, что на эту работу оказывает определенное влияние новая тенденция – переход от глобализации мировой экономики к протекционизму.

Приведем лишь один исторический пример из области совершенствования идеологии управления. Выдающийся американский теоретик и консультант по управлению Питер Друкер помог менеджерам многих компаний найти наилучшие решения стоящих перед ними задач. Компания, производящая бутылки, попросила его дать рекомендации по расширению бизнеса. «Что представляет ваш бизнес?» – спросил Друкер на первой же встрече с советом директоров. Ошеломленный президент ответил: «Наш бизнес – производство стеклянных бутылок для напитков и пива». Друкер возразил: «Я не согласен – это упаковочный бизнес». Этими словами он изменил взгляд руководства компании на свое предприятие. Они увидели новые перспективы для его развития и расширения.

Основные положения, на которых в последние десятилетия базировались теория и практика управления, в настоящее время быстро устаревают. Математические формулы, используемые для расчетов при решении задач управления, и математические модели, отражающие исследуемые явления, показали, что даже очень удачная для определенных факторов модель оказывается непригодной для иных, изменившихся условий.

Работа по созданию и совершенствованию организационно-информационных систем управления (ОИСУ) должна осуществляться разработчиками систем управления в тесном сотрудничестве с коллективом организации-заказчика (пользователя).

Первый этап – это глубокий и всесторонний анализ действующей системы управления организации-заказчика. Он включает анализ:

Организационной структуры управления.

Положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников.

Форм документов, методики их заполнения и использования.

Организации документооборота с разработкой баз данных и банка данных.

Степени централизации и децентрализации при принятии управленческих решений.

Содержания, организации и использования информации руководителями и специалистами.

Используемых программных и технических средств.

Отметим, что трудоемкость и стоимость аналитической работы в проекте по совершенствованию системы управления составляют 30–40% общих затрат. Качество проведенного анализа предопределяет правильность выбора проектных решений.

Следующий этап – процесс разработки проектных решений, который должен включать:

Формулирование основной идеи – интеграция разработок по созданию или совершенствованию организационных, экономических, технических и технологических условий для эффективного управления любой организацией.

Методику и порядок (задокументированный) представления пользователям информации на основе созданных в процессе разработки баз и банков данных централизованного или распределенного типа.

Ответы на запросы управленческого персонала всех уровней о любых отклонениях от запланированных показателей в работе структурных подразделений или отдельных работников.

Разработка проекта должна охватывать планирование, контроль, регулирование, учет и анализ, а также временные периоды.

Системный анализ функционирования организации должен рассматривать изучаемые явления и процессы комплексно, с учетом их внутренних и внешних связей.

Определение состава, количества необходимой информации, времени ее обработки и представления персоналу. Поэтому необходимо рассматривать в единстве человека, технические средства и информацию.

Исследования показывают, что наибольший эффект может быть получен только тогда, когда локальные функциональные подсистемы (например, кадры, производство, снабжение, сбыт, качество, подсистема оперативного управления и координации, подсистема планирования) рассматриваются как единое целое.

Учитывая, что временной период является одним из основных параметров планирования, реализация стратегических и тактических целей обеспечивается путем взаимосвязи перспективных (многолетних), годовых, квартальных, месячных, недельных и суточных планов и графиков.

Особо подчеркнем, что в процессе совершенствования системы управления должны быть четко сформулированы цели организации:

Стратегические цели, связанные, например, с выбором типа продукции, способов ее производства и сбыта.

Технико-экономические цели предприятия (объем производства, зарплата, прибыль, себестоимость и т.д.).

Производственно-технологические цели, которые определяют соблюдение параметров технологии и планов производства структурных звеньев.

Интеграция в системе управления достигается за счет совместимости технического, программного, информационного и других видов обеспечения.

Важным моментом при совершенствовании и создании системы управления является четкое и юридически оформленное разделение прав, обязанностей и ответственности заказчика и разработчика. При этом должны быть выделены три стадии:

Анализ действующей системы управления и проведение подготовительных работ к разработке.

Разработка проектных решений.

Внедрение, освоение и ввод в действие усовершенствованной системы управления.

Как никогда раньше, руководители всех уровней оснащены техническими средствами и средствами связи, поэтому повышается их ответственность за знание общественных нужд и нужд компании, а также за применение своего искусства в области управления для их удовлетворения. Получают всеобщее признание идеи, согласно которым разработки в области управления позволяют устанавливать мосты между нациями, сильно различающимися по своей культуре и географическим условиям жизни. Управляющие выполняют роль катализаторов в процессе развития человеческого общества. Существование мирового рынка требует координации управления в масштабах всего мира. Потребительские товары, промышленность, деньги и кредиты, услуги систем управления, связь и транспорт – лишь немногие из областей экономики, которые требуют координации управления.

Говоря о менеджерах, нельзя обойти вниманием наметившуюся тенденцию – увеличение среднего возраста менеджеров (специалисты называют этот феномен «седеющая Америка») и рост числа женщин среди управляющих (порядка 28%). Исследования свидетельствуют, что менеджеры работают с большей отдачей, когда их усилия направлены на выполнение закрепленных функций и поставленных руководством задач, а не на выявление их слабостей и недостатков (задумайтесь над этим).

Необходимость в рамках кооперации приспосабливаться к окружающей обстановке в глобальных масштабах становится основным фактором этого изменяющегося мира. Философ Альфред Норт Уайтхед писал: «В условиях современной жизни действует абсолютное правило: раса, которая не ценит образования и интеллекта, обречена. Сегодня мы еще обеспечиваем свое существование. Завтра наука продвинется на один шаг вперед, и тот, кто не успеет за ней, выйдет из игры».

Желаю успеха!