Александр Шабсис, PhD | О роли человеческого фактора в условиях использования информационных технологий в управлении бизнесом

Сегодня персональные компьютеры, мобильные телефоны, интернет – являются атрибутами повседневной жизни миллионов людей во всем мире. Системы управления обществом и бизнесом постоянно совершенствуются с использованием достижений научно-технического прогресса. При этом отметим, что недостатки в организации действующих систем управления – это недооценка роли человеческого фактора, для обеспечения успехов в деятельности компаний, что приводит к значительным потерям, как на производстве, так и в финансах.

Вспоминаете знаменитый афоризм: «Кадры решают все».

Организация правильного и эффективного движения информации – важный фактор для успехов бизнеса в компьютерную эру. Современные компьютерные сети позволяют получать и предоставлять данные простыми и относительно дешевыми методами.  Благодаря этому вы можете использовать необходимые сведения, чтобы исследовать глубинные процессы, происходящие в вашем бизнесе. «Вращая» данные, анализируя информацию в разных аспектах вы можете обеспечить принятие правильных решений по возникающим проблемам. Отец кибернетики – Норберт Винер считал: «Информация есть информация, не материя и не энергия», подчеркивая тем самым ее нематериальную сущность. Михаэль Лайтман, возглавляющий Академию Каббалы в Тель-Авиве, полагает, что «Шестой орган чувств – информационная часть человека – его душа. И с ее помощью мы ощущаем все».

Работа с информацией – предполагает активную работу мысли. Информационные технологии обеспечивают руководителям и исполнителям возможность всесторонне вникать в процессы, происходящие в конкретном бизнесе. Они помогают руководителям на всех уровнях управления бизнесом действовать быстро и оперативно решать такие задачи, которые раньше казались нереальными. Информационные технологии и человеческий фактор взаимосвязаны и взаимозависимы. При этом, подход для решения сложных проблем, возникающих в бизнесе, должен быть объективным и основаться на фактах, отраженных в информации.

Альфред Слоун, который возглавлял автомобильный гигант General Motors с 1923 по 1956 год, считал, что разработать оптимальную стратегию развития компании и предпринимать правильные действия невозможно без опоры на опыт, факты и интуицию всех сотрудников компании. Управление на основе достоверной информации – один из основополагающих принципов ведения бизнеса. Он неизбежно предполагает использование информационных технологий. При этом надо осознавать, что для повышения эффективности управления бизнесом необходимо совершенствовать, прежде всего, информационные модели для руководителей среднего звена.

Их информационная обеспеченность значительно ниже, чем у высшего руководства компаний. На практике, избыток информации у руководителей первого звена, без учета их должностных обязанностей, только мешает выработке правильных решений. Непродуманные ежедневные совещания, в основном посвященные выяснению текущего положения дел, являются признаком плохо организованной информационной системы. Надо избавляться от устаревших представлений о том, что получение и распространение информации является сложным и дорогостоящим делом.  Без переработки больших объемов информации и налаженных коммуникационных процессов нельзя практически решить ни одну серьезную проблему не только в бизнесе, но и в обществе.

По оценкам специалистов по организации управления – информационная работа обеспечивает 50–60% ВВП индустриально развитых стран. Работа по развития и совершенствованию информационных технологий становится непрерывным процессом во всем мире. Основатель Microsoft Билл Гейтс в своей книге «Бизнес со скоростью мысли (Как добиться успеха в информационную эру?) «считает, что в ближайшие годы бизнес изменится сильнее, чем за предыдущие пятьдесят лет. Если в 80-е годы все решало качество, а в 90-е реинжиниринг (совершенствование организации и системы управления) бизнеса, то ключевая концепция нынешнего времени – скорость реакции бизнеса на быстро меняющуюся ситуацию с учетом глобализации мировой экономики.

Это утверждение выдвигает перед руководителями компаний следующие требования:

– Ускорить изменения, относящиеся к характеру бизнеса.

– Постоянно совершенствовать процессы управления бизнесом.

– Влиять на динамику изменения образа жизни потребителей и их запросов, с учетом все большей доступности информации.

Несмотря на то, что индустриальный мир почти сорок лет живет в информационную эру, многие бизнесы продолжают использовать возможности информационных технологий только для управления производственными системами, составления счетов, ведения бухгалтерского учета, расчета налогов и других рутинных операций по организации управления бизнесом. Руководители ряда компаний, особенно среднего и малого бизнеса, еще полностью не осознали, что существующие проблемы в бизнесе зачастую являются не только организационными, но, в значительной степени, информационными. К сожалению, они использует информацию недостаточно эффективно. Даже те компании, которые не жалеют денег на информационные технологии, не всегда получают от своих вложений ожидаемую отдачу. Дело в том, что большинство компаний вкладывают основные средства в технический комплекс: персональные компьютеры, сети и электронную почту для организации связи… 80% средств, от общего объема капиталовложений, среднестатистической компании идут на технологии, которые могут обеспечить создание самых эффективных информационных систем, но не позволяют достичь экономически поставленных целей.

Такое несоответствие результатов – затратам, объясняется:

– Недостаточной осведомленностью, прежде всего, руководителей компаний о возможностях, предоставляемых современными информационными технологиями.

– Не в полной мере использованием возможностей, которые предоставляют информационные технологии, даже в тех случаях, когда у организации имеются все средства для оперативной доставки нужной информации всем сотрудникам компании.

Поэтому роль человеческого фактора в условиях использовании информационных технологий в бизнесе трудно переоценить.

Прежде всего, отметим, что человек приходит в производственную компанию или другую организацию не для достижения ее целей, а для удовлетворения своих личных амбиций. Чарльз Барнард писал, что «Цель организации не имеет значения для отдельного человека».

Человеческий фактор в любом бизнесе или организации имеет два основных аспекта:

– В управляющей системе – принятие решений и организация их исполнения.

– В управляемой системе – при исполнении принятых решений работники компании обязаны руководствоваться нормативными документами: положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, утвержденными регламентами…

Надо осознавать, что затраты на разработку организационной документации окупаются только в том случае, если деятельность персонала компании осуществляется в полном соответствии с ее положениями, нормами и нормативами… Это происходит только при условии, что персонал компании имеет личные мотивы следовать этим правилам. Развитие любого бизнеса требует организационных изменений, но, к сожалению, никто заранее не знает какой будет результат для конкретных руководителей и подчиненных. Личный интерес каждого работника компании – важный фактор эффективности ее работы.

Хочу обратить внимание читателей на одно из правил семьи Ротшильдов, успехи которых в экономике и финансах никто не может оспаривать: «Кто владеет информацией, тот владеет миром. Все важные посты в бизнесе должны занимать только члены семьи, а не наемные работники. Никогда не гнаться за непомерно высокой прибылью. Никогда не забывайте, что скромность ведет к богатству».

Коммуникация в бизнесе – это система взаимодействия персонала всех уровней управления на основе использования информационных технологий. Она одинаково важна как для отдельного работника, так и для кампании в целом. В любом случае человеческий фактор является стратегическим резервом компании.

Язык деловой коммуникации постоянно меняется и совершенствуется. Мы все перегружены информацией, поэтому стараемся ее оптимизировать, избавится от избыточной и излишней. Особо отметим, что корпоративная культура способствует повышению качества коммуникации персонала компании. Она включает в себя: ответственность за принимаемые решения, систему ценностей, правила поведения, этические нормы, права и обязанности сотрудников…

Исследования показывают, что компании с системой ценностей, основанной на личностных качествах руководителя, имеют большую эффективность, чем те, где лидер не имеет возможности самостоятельно проводить свои решения в жизнь. Компании под руководством – Уолта Диснея, Стива Джобса, Генри Форда, Илона Маска… достигли успехов, прежде всего, благодаря харизме лидера, его личным амбициям и идеям, умению собрать команду единомышленников и организовать их внедрение в жизнь. Имидж лидера компании на рынке труда – это возможность привлечь лучших специалистов.

Как считал Наполеон Бонапарт «воображение правит миром», а воображение – способность, которой должен обладать лидер возглавляющий не только бизнес, но и общество.

Эффективность принятого решение возможно обеспечить только в том случае, если руководитель любого звена управления несет персональную ответственность за конечный результат и организует их жесткий контроль исполнения.

Исследования Джона Нэша (лауреата Нобелевской премии по экономике) показали: самой выгодной стратегией является: делая лучше для других, делаешь лучше для себя, а не общепринятое ранее «каждый сам за себя».

Надо помнить, что личные цели доминируют не только у руководителей низшего и среднего звена, но и у топ-менеджеров, если они не являются собственниками бизнеса. Поэтому задача совершенствования системы управления состоит в том, чтобы обеспечить заинтересованность каждого работника в достижении целей конкретного бизнеса.

В ХХI веке ключевым фактором в совершенствовании информационных технологий является прогресс в интернет-технологиях, который обеспечит доступ к общемировому информационному пространству любому пользователю. Возникающие сегодня стандарты оборудования, программного обеспечения и средств связи позволяют сформировать новые модели поведения пользователя на работе и в быту.

Например, Билл Гейтс предлагает ввести в повседневный обиход такие термины как – «веб-стиль жизни» и «веб-стиль работы», которыми определять поведение людей, пользующихся возможностями Сети в офисе и дома. Под его руководством Microsoft, а также ряд других компаний уже сейчас проводят реорганизацию своих бизнес-процессов с учетом «веб-стиля «работы. Он считает, что применение электронных средств при организации управления компанией, позволяет при решении конкретной задачи использовать всю мощь объединенного интеллекта членов всего коллектива. В успешных компаниях над перспективной идеей каждого сотрудника думают весь коллектив.

Для эффективного управления Microsoft был создан «новый разум», в основе которого лежат электронные технологии. Для успешной работы в электронную эру была специально разработана электронная инфраструктура. Она похожа на нервную систему человека. Реальная нервная система приводит в действие наши рефлексы, которые позволяют правильно реагировать на возникающие опасности и потребности. Нервная система представляет человеку информацию необходимую для анализа ситуации и принятия решений. Она извещает каждого о событиях, требующих немедленной реакции, и блокирует поступление несущественной информации. Предлагаемая Биллом Гейтсом концепция – создание «электронной нервной системы» организации, предусматривает ее функционирование на подобии нервной системы человека, обеспечивая движение глубоко интегрированных потоков информации, которые поступают в нужное время к тем руководителям и сотрудникам организации, которые ответственны за принятие конкретных решений. Для этого руководители организаций и владельцы бизнесов должны лично возглавить работу по реорганизации информационных потоков и совершенствованию системы управления на базе информационных технологий, позволяющих создать наилучшие модели бизнес-процессов.

При этом первостепенное внимание должно быть уделено трем важнейшим составляющим всякого вида деятельности: отношение с клиентами, партнерами, коллективом сотрудников и соответствующие этим компонентам функции: коммерция, управленческая деятельность, деловые операции.

Рекомендую прочитать книгу, Билла Гейтса тем более, что она имеется в переводе на русский язык. Руководствуясь изложенными в ней идеями и накопленным опытом передовых компаний, вы сэкономите время и деньги при решении аналогичных задач для своей организации. Создание «электронной нервной системы» в вашей организации позволит вести бизнес со скоростью мысли, а это есть ключ к успеху в ХХI веке.

Мой многолетний опыт по созданию и совершенствованию систем управления различных бизнесов подтверждает необходимость первостепенного внимания к человеческому фактору при совершенствовании организации управления (структуры управления, функциональных обязанностей сотрудников, изложенных в положениях и должностных инструкциях, пересмотре документов и документооборота, разработка информационной базы данных…)

Решение проблемы – эффективного сочетания человеческого фактора и информационных технологий позволяют резко повысить прибыльность компаний, их конкурентоспособность на отечественном и международном рынке.

Следует осознавать и помнить, что разработка самого оргпроекта – это существенные затраты. Организационная документация нужна, прежде всего, для того чтобы деятельность персонала компании осуществлялась в соответствии с ее положениями и постоянно совершенствовалась. Правила, предписывающие определенное поведение работников, выполняются только в том случае, если они имеют мотивы следовать им. Поэтому, необходимо создавать не только документы, но и «правила игры» для персонала компании на всех уровнях управления. Без этого документация не сработает, а затраты на ее создание никогда не окупятся.

Помните – личный интерес человека – единственный фактор эффективности работы компании. Информационные технологии были созданы не для того, чтобы исключить человека из процесса управления, а прежде всего, чтобы освободить его от рутинных операций, дать пространство для развития творческого и интеллектуального потенциала в сферах деятельности, где заменить человека невозможно.

В заключении, несколько практических рекомендаций по организации совершенствования систем управления на основе взаимодействия человеческого фактора и информационных технологий:

–  Проведите всесторонний анализ действующей документации по организации управления в конкретном бизнесе.

– Составьте подробный план мероприятий по совершенствованию системы управления и определите затраты на разработку проекта и приобретение необходимого оборудования и средств связи.

– Используйте для анализа персональные компьютеры и интернет. Благодаря интернету все будет осуществляться в реальном масштабе времени вне зависимости от того в какой точке земного шара вы находитесь.

Каждый сотрудник должен иметь возможность отслеживать все ключевые показатели деятельности компании.

– Расширяйте или сужайте номенклатуру товаров и услуг вашего бизнеса в зависимости от ситуации на мировом и внутреннем рынках.

– Развивайте электронные методы оказании услуг и сбыта товаров, чтобы исключить или ограничить участия посредников в ваших отношениях с клиентами.

– Используйте информационные технологии для оказания помощи вашим заказчикам и клиентам. При этом личные контакты предпочтительны только для обсуждения и решения самых сложных и значимых запросов заказчиков и клиентов.

Желаю успехов.