Интернет-газета KONTINENT на Facebook Интернет-газета KONTINENT в Одноклассниках  Интернет-газета KONTINENT ВКонтакте Интернет-газета KONTINENT в Twitter
Главная / Бизнес и финансы / Как организовать эффективное управление, планирование и учет в профессиональном бизнесе?

Как организовать эффективное управление, планирование и учет в профессиональном бизнесе?

Практика показывает, что многие представители русскоязычной общины активно работают в профессиональном бизнесе. Естественно, чтобы отвечать на бесчисленные вопросы конкретного бизнеса, надо анализировать его ситуацию. Но, для того, чтобы наши рекомендации не воспринимались как «средняя температура по палате», мы отобрали для обсуждения часто повторяющиеся вопросы, наиболее типичные для профессионального бизнеса. А статью решили построить по принципу вопрос – ответ.

5998133376_886ae8ffeb_b

Какая организационная форма наиболее приемлема для профессионального бизнеса?

В отличие от промышленных предприятий (manufacturing enterprise), которые производят и продают продукцию, предприятий торговли (mercantile enterprise), которые покупают товары для последующей перепродажи, профессиональные бизнесы (professional business enterprise) предоставляют услуги фирмам, компаниям, индивидуалам. Они создаются инженерами, адвокатами, архитекторами, художниками, докторами, экономистами, бухгалтерами, фотографами и другими специалистами. Профессиональные бизнесы оформляются в виде личных бизнесов (Sole proprietorship), партнерств (Partnership) и корпораций (Corporation). Прежде чем отдать предпочтение одной из названных форм, следует изучить опыт подобных бизнесов и воспользоваться консультацией специалиста. Дело в том, что на определенной стадии жизненного цикла конкретного бизнеса, может оказаться выгодным осуществить переход из одной организационной формы в другую. Например, при определенном уровне дохода, для перераспределения налогового бремени между владельцами и бизнесом, может помочь перевод партнерства в корпорацию. Поэтому, надо постоянно отслеживать меняющиеся условия его функционирования и только после всестороннего анализа ситуации принимать решение. Практика показывает, что, довольно часто, попытки копирования чужого, даже очень успешного опыта, по разным причинам, не приводят к желаемым результатам.

Какие особенности имеют профессиональные корпорации?

Прежде всего, отметим, что любая корпорация – это юридическое лицо, которое существует отдельно от ее владельцев. Все корпорации функционируют согласно действующего законодательства конкретного штата и утвержденных положений. Положение о корпорации разрабатывается ее учредителями в США. Оно направляется (обычно в 2-х экземплярах) в соответствующие ведомства штата для получения сертификата. Согласованный экземпляр положения и сертификат становятся главными документами, дающими право корпорации функционировать. Во многих штатах существуют одинаковые требования к открытию бизнес и профессиональных корпораций, но в некоторых штатах имеются отличия. Поэтому, до принятия решения об оформлении корпорации изучите законодательство штата или посоветуйтесь со специалистами. Например, большинство штатов требуют, чтобы профессиональные корпорации оформлялись в штате, в котором они практикуют. В положении о корпорации должны быть четко изложены цели ее создания и сфера деятельности. Имя профессиональной корпорации чаще всего включает имена ее владельцев, так как во многих штатах для этого типа корпораций запрещено использовать вымышленное имя (fiction name). Для малых корпораций, с 1-3 владельцами акций, не надо создавать совет директоров. Но в крупных медицинских или юридических корпорациях может быть определена группа ее членов, которые определяют ее политику и выбирают менеджера для управления компанией. В положение о корпорации должна быть обязательно включена статья (или даже целый раздел), посвященная вопросам капитала и акциям. Должно быть указано, сколько акций выпущено и кому из учредителей, сколько принадлежит, какое количество акций не распродано и храниться для будущего распространения.

Для контактов с внешними организациями указываются ответственные лица.

Если корпорация существует только в одном лице, то ее владелец является одновременно президентом и казначеем.

Каковы особенности профессиональных корпораций?

Попытаемся, очень кратко, перечислить характерные черты корпораций данного типа:

– Ограниченная ответственность владельцев акций (Limited Liability of Owners). Владельцы акций не несут персональной ответственности за долги корпорации. Инвестиции в корпорацию осуществляются только через приобретение акций.

– В большинстве штатов передача или продажа акций профессиональной корпорации (Transferable Ownership Units) имеет определенные ограничения. Например, для продажи пакета акций необходимо получить разрешение совета директоров или собрания акционеров, чтобы исключить возможность продажи акций людям, не имеющим лайсенс по данной профессии. Индивидуал, имеющий лайсенс инженера или доктора, не имеет права приобрести акции юридической корпорации.

– Продолжительность жизнедеятельности профессиональных корпорации (Duration life) в некоторых штатах лимитируется. В положении о корпорации должно быть оговорено время ее функционирования.

– Имеет место двойное налогообложение. Корпорация платит налоги с полученного ее дохода. Акционеры платят налог на сумму дивидендов (dividend), которая прибавляется к их общему доходу, зачастую повышая налоговый процент.

– В бизнесах, которые организованы как индивидуальные (Sole proprietorship) или партнерство (Partnership), у каждого владельца имеется счет (Drawing account) где отражаются деньги, снимаемые с его счета – Капитал (Сapital). В корпорации, учитывая, что она является самостоятельным юридическим лицом, такие счета отсутствуют. Профессионалы, вошедшие в корпорацию, становятся работниками корпорации. Они получают зарплату, которая является объектом налогообложения. Если профессионал желает изъять суммы, превышающие его зарплату, то он может получить заем у корпорации или продать все или часть своих акций. Правила продажи акций профессиональных бизнесов оговорены законодательством штатов, где они оформлены.

– Федеральное, штатское и местное законодательство вносят определённые ограничения в работу корпораций. Кроме того, соответствующие налоговые и другие ведомства подвергает более частому и тщательному контролю работу, доходы и налоговые отчеты корпораций.

Какая планово-учетная система наиболее эффективна в профессиональном бизнесе?

Выбирая Accounting system для профессионального бизнеса, надо исходить из положения о том, что планирование и учет две важнейшие функции управления. Их основная задача – обеспечить работников фирмы необходимой и достаточной информацией для принятия перспективных и оперативных решений, контроля за хозяйственной деятельностью, составления финансовых, статистических, налоговых и других отчетов. Наиболее распространенными являются две бухгалтерских системы: Single и Double entry. Отметим, что обе системы признаются федеральными и штатскими ведомствами как учетная база для составления налоговой отчетности. Single entry – это простая и практичная система, вполне приемлемая для большинства профессиональных бизнесов. Она очень удобна для малых, профессиональных, семейных бизнесов, self-employed. Как правило, в таких бизнесах незначительный перечень статей доходов и расходов. Основной базой бухгалтерского учета в этой системе являются: чековая книжка, ежедневные и ежемесячные сводки о поступлении денег, сведения в журнале регистрации расходов и платежей, журнал имущества бизнеса с указанием цен и времени приобретения, ежемесячные банковские отчеты о доходах и расходах.

Double entry – имеет многовековую историю. В отличие от Single entry в ее основе лежит система двойных записей. Каждая сделка сначала записывается в журнале, а затем переносится в книгу счетов. Счета, отражающие состояние имущества, долги бизнеса и капитал должны быть постоянно открыты. Обе системы могут использоваться в ручном и компьютерном вариантах. Хорошо себя зарекомендовали программы: Quickbook Pro, Peach tree, Excel. С их помощью решаются как отдельные задачи, так и комплексы задач планирования и учета.

Какой метод учета выбрать?

Федеральное и штатское законодательство не требуют разработки каких-либо специальных методов учета для бизнеса, в том числе профессионального. Единственное требование – он должен четко отражать доходы и расходы. При этом любая планово-учетная информация должна иметь документальное подтверждение. Исходя из специфики бизнеса, его владельцы могут выбрать один из следующих методов учета:

Cash method, при котором для расчета налогов учитывается доход реально полученный, т.е. когда деньги за продукцию или услуги поступили на счет бизнеса или клиент прислал чек. Расходы списываются в год их фактической уплаты. Но, если оплата была сделана авансом (prepaid expenses), например, страховку уплатили сразу за три года, то в каждом году можно вычесть из дохода только третью часть суммы. Применение этого метода имеет узаконенные ограничения. Его не могут использовать корпорации и партнерства со среднегодовым доходом свыше 5 млн. долларов, бизнесы, нуждающиеся в проведении инвентаризации для отражения покупок и продаж.

Accrual method – учет затрат ведется нарастающим итогом. При этом методе расчет налогов осуществляется на основе дохода, заработанного бизнесом в отчетном году, даже если деньги на его счет поступят в следующем году. Затраты списываются в году, когда они были понесены, хотя оплата может быть реально произведена в следующем году. Таким образом, все сделки, которые были произведены в отчетном году, должны найти отражение в учете.

Combination (hybrid) method – это, как следует из названия, сочетание элементов обеих методов.

Следует подчеркнуть, что IRS признает для расчета налогооблагаемой суммы дохода любой из перечисленных методов. Основное требование IRS, чтобы из года в год применялся один и тот же метод. Если владелец бизнеса хочет изменить метод учета, то он должен обратиться в IRS за разрешением. Для этого надо заполнить и отправить форму 3115 за180 дней до начала налогового года, в котором предлагается переход на новый метод учёта. Владелец нескольких бизнесов имеет право использовать для каждого из них наиболее подходящий метод учета. Главное, чтобы он давал ясное представление о доходах и расходах в бизнесе.

Каковы принципы построения плана счетов?

План счетов (Chart of accounts) – это своего рода путеводитель (Road map) по системе учета в бизнесе. При его разработке надо руководствоваться следующими правилами. В нем, в обязательном порядке, должно быть 5 разделов: три, отражающие знаменитую формулу бухгалтерского учета – имущество (assets) , долги (liabilities), собственность владельцев или капитал (owner’s equity or capital) и два – доходы (Revenue) и расходы (Expenses), которые необходимы для составления финансового отчета (Income Statement)). Каждому разделу присваивается порядковый номер, обычно, 1-5, а каждый счет, входящий в раздел начинается с номера раздела плюс порядковый номер счета внутри раздела. Например, 110 Cash, 520 Rent Expenses. Определяя набор счетов для каждого раздела, надо помнить, что есть типовые счета характерные для любого бизнеса (например, расчеты с поставщиками и потребителями, зарплата, налоги) их перечень можно найти учебниках по бухучету и в инструкциях и формах IRS. Для профессиональных бизнесов, общие для всех счета приведены в приложении С (Schedule C) к форме налогового отчета 1040. Специфические счета, связаны, как правило, с особенностями профессии и конкретного бизнеса. В адвокатском офисе примерами сугубо профессиональных счетов могут служить: Advances on Behalf of Clients (счет, на котором отражается аванс клиента, предназначенный для оплаты судебных и других расходов), Clients’ Trust Account (счет, где хранится доверенное имущество клиента), Law library expenses (счет, на котором собираются расходы, понесенные на создание юридической библиотеки в офисе). В докторском офисе – в качестве примеров, можно назвать – счет для учета пациентов (Office Visit), лабораторных работ (Laboratory Work), расходов на медицинское и лабораторное оборудование, медицинские книги и организацию медицинской библиотеки, хирургический инструмент…

План счетов является отправной точкой при разработки комплекта планово- учетной документации. И здесь хотелось бы особо подчеркнуть, что эффективная система учета, наряду с общими для любого бизнеса формами, журналами, книгами (например, General books – Cash receipts journal, Cash payments journal, General journal, General ledger) должна включать вспомогательные (Auxiliary records), отражающие специфику конкретной профессии (например, Lawyer’s office docket, используется для накопления и хранения информации о клиентах и расчетах с ними).

В профессиональных корпорациях появляются счета, связанные с особенностями этой организационной формы бизнеса. Например, счета, на которых отражаются акции (Common Stock, Account), дивиденды (Dividends Payable, Account), налоги (Income Tax Expense), долги корпорации по налогам (Corporation Income Tax Payable), доход на конец года (Retained Earnings).

Рекомендуем для подготовки плана счетов и организации учета в профессиональном бизнесе воспользоваться услугами специалиста.

Как устанавливать выгодные цены на работы и услуги профессионального бизнеса?

Проблемам ценообразования посвящены многочисленные исследования и публикации. Она волнует не только производителей, но и потребителей товаров и услуг. Главный принцип ценообразования, который некоторые специалисты называют «любовь на рынке» гласит – любая сделка и естественно цена должны быть выгодны покупателю и продавцу. Общий подход предполагает, что устанавливая цену на товары и услуги, надо покрыть затраты и обеспечить прибыль бизнесу. Чем руководствоваться?

Прежде всего, общеотраслевыми ценами. Можно позвонить коллегам и поинтересоваться их ценами. Целесообразно посетить подобные бизнесы и узнать цены, предложив им работу. Некоторые профессиональные ассоциации делают руководства по ценообразованию для своих членов. Чтобы учесть особенности конкретного бизнеса и найти оптимальный вариант ценообразования рекомендуем за помощью обратиться к экономисту или бухгалтеру.

Кому поручить ведение учета в профессиональном бизнесе?

Рекомендуем воспользоваться одним из трех вариантов:

– иметь собственного бухгалтера на полный рабочий день или part-time;

– воспользоваться услугами CPA firm или самостоятельно практикующих специалистов в области бухгалтерского учета и налогообложения;

– заключить договор на разработку для вашего бизнеса конкретной системы бухучета, пройти обучение, тренинг и выполнять работу самому, при необходимости обращаясь за консультациями к разработчику. Основное требование к разработке, наличие и быстрый доступ к информации, которая позволит оценить экономическую ситуацию в бизнесе сегодня и сравнить ее с аналогичными периодами предыдущих лет. Что подойдет конкретному бизнесу? Такую рекомендацию можно дать только после подробного ознакомления и анализа его ситуации.

Управление бизнесом – серьезная проблема и она требует внимательного и повседневного внимания со стороны его владельцев. Желаем успехов.

Александр Шабсис, PhD
Дмитрий Шабсис

Понравился материал?
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Интернет-газета КОНТИНЕНТ на Facebook Интернет-газета КОНТИНЕНТ ВКонтакте Интернет-газета КОНТИНЕНТ в Одноклассниках
Яндекс.Метрика