Интернет-газета KONTINENT на Facebook Интернет-газета KONTINENT в Одноклассниках  Интернет-газета KONTINENT ВКонтакте Интернет-газета KONTINENT в Twitter
Главная / Бизнес и финансы / Как правильно организовать управление наличными в бизнесе?

Как правильно организовать управление наличными в бизнесе?

7714200766_114f7a5fa3_b

Учет – это зеркало, отражающее качество управления и эффективность работы любого бизнеса. Контроль за расходованием наличных средств в бизнесе очень важное направление организации внутреннего учета. Имущество бизнеса (Assets) отражается на многих бухгалтерских счетах. Но, под первым номером в плане счетов (Chart of accounts) каждого бизнеса, обычно, обозначается – Cash. Это очень уязвимое, с позиций сохранности, имущество. Понятие Cash – включает: наличные деньги, чеки, money orders, деньги на счетах в банке (Cash on Hand).

Владельцы бизнеса должны своевременно и тщательно отслеживать движение средств на cash-cчетах. Основное правило – все сделки (transactions) по бизнесу должны делаться только с бизнес-счетов, все полученные средства должны сразу же депонироваться на банковский счет. Это требование особенно актуально, когда покупатели, клиенты, прежде всего, в сфере торговли и обслуживания (магазины, рестораны, автомастерские, парикмахерские, профессиональные бизнесы…) оплачивают товары и услуги наличными. Ни в коем случае нельзя оплачивать расходы по бизнесу с личного расчетного счета или удовлетворять персональные нужды с бизнес-счета. Если не хватает денег для деловой активности, вы имеете право пополнить капитал бизнеса за счет личных средств, при этом следует сделать соответствующие проводки в бухгалтерском учете. В случаях острой необходимости, можно определенную сумму перевести с бизнес-счета на личный счет, отразив эту операцию в учете.

В малом бизнесе, как правило, все чеки подписывают его владельцы, которые одновременно выполняют функции менеджеров, т.е. определяют необходимость и целесообразность расходов и следят за движением денег на бизнес-счетах. В организации и ведении бухгалтерского учета им помогает штатный бухгалтер либо бухгалтер, обслуживающий бизнес по договору (например, СРА – фирма). Для определенных целей в бизнесе могут создаваться различные Cash Funds.

Например, для финансирования и осуществления деловых бизнес-поездок. Исходя из числа планируемых мероприятий, рассчитывается и утверждается необходимый размер фонда конкретного бизнеса. По мере предоставления отчетности о произведенных расходах фонд пополняется до установленного уровня.

Специальный фонд может быть сформирован для филиала бизнеса в другом городе. Фонд в установленной сумме помещается в местный банк, и руководитель филиала расходует его (например, для оплаты аренды помещения, выплаты зарплаты работающим и на другие оперативные цели). Каждый месяц в главный офис отправляются первичные документы и отчеты о расходах. После проверки целесообразности и обоснованности затрат главный офис перечисляет суммы для пополнения фонда. Средства, предназначенные для пополнения Cash Funds, должны перечисляться до завершения отчетного периода (accounting period).

Сумма денег в этих фондах должна соответствовать балансу на счетах фонда. В повседневной жизни, практически все бизнесы, а особенно малые, нуждаются в небольших суммах наличных денег: на почтовые расходы, покупку канцелярских принадлежностей, оплату доставки разовых заказов, мелкий ремонт… или в тех случаях, когда чеки не принимаются из-за незначительности сумм. Чтобы избежать краж наличных денег, контролировать их использование рекомендуем организовать в бизнесе систему – The Petty Cash System (PCS) и создать специальный фонд The Petty Cash Fund (в переводе на русский Petty – означает небольшая подочетная сумма). Обычно, ежемесячный (реже еженедельный) размер такого фонда, в малых бизнесах, до $500. Сумма утверждается владельцами бизнеса и хранится в сейфе или в специальной коробке (petty cash box).

Одновременно опрелеляется работник ответственный за его правильное расходование (The Petty Cashier). Управление наличными в бизнесе предполагает организацию четкого ведения определенной документации (вручную или с применением компьютеров, в зависимости от возможностей бизнеса). Рассмотрим наиболее приемлемый, по нашему мнению, вариант PCS для малого бизнеса. Напомним, хорошо знакомый многим советский афоризм: «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой человек». В США он работает не менее надежно. Поэтому, начнем с перечисления основных форм документов системы и их краткого описания: – Наличные деньги выдаются сотрудникам под отчет по предъявлению письменного разрешения – Petty Cash Receipt (иногда называемого Petty Cash Voucher). В нем указываются: порядковый номер документа, дата выдачи, кому уплатить, за что, на какой счет отнести расходы, кому выдать деньги, кто разрешил.

Все выданные под отчет суммы записываются в журнале – the Cash Disbursement Journal (часто называемый Cash Payment Journal). В нем указываются все данные приведенные в ваучере и, кроме того, приведены счета, на дебит и кредиг которых должны быть разнесены расходы. Таким образом, в журнале содержится полная информация о направлениях и ежедневном состоянии фонда. В начале каждого месяца определяется остаток наличных в бизнесе и прогнозируется реальная потребность в них. После этого выписывается чек на пополнение фонда (replenishing the Petty Cash Fund).

В конце каждого месяца делается разноска по счетам в главной книге бухгалтерского учета (Jeneral Ledger). Основанием служит журнал и ваучары. Проводки (transaction) затрагивают Credit счета Petty Cash и Debit разных счетов, по которым понесены расходы (expenses).

Распорядитель фонда может осуществлять контроль за его использованием, ежедневно сравнивая полученную в банке сумму с данными в журнале и наличными в сейфе. Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. Для бизнеса утвержден Petty Cash Fund на 1-е сентября 2015 года в сумме – $110. Потрачено, по состоянию на 30 сентября 2015 года, $93.40, в том числе на приобретение канцелярских принадлежностей (office supplies) – $62 , на марки и конверты (postage) – $24, на специальные журналы и газеты, которые можно отнести к мелким административным расходам (magazine and newspapers – miscellaneous administrative expenses ) – $7.40. Перечисленные сделки (transaction), будут разнесены по счетам следующим образом:

Date Accounts Debit Credit
Sept. 1 Petty Cash

Account Payable

110  

110

Sept 1 Account Payable

Cash in bank

 

110

110
Sept 30 Expenses

Office supplies

Postage

Misc. Admin.Expenses

Account Payable

93.40

62

24

7.40

93.40

 
Sept 30 Account Payable

Cash in bank

93.40  

93.40

Таким образом, для пополнения фонда в прежних размерах надо выписать чек на $ 93.40. Владельцы бизнеса могут принять решение об увеличении или уменьшении размера фонда. Почему мы уделяем особое внимание именно этому, казалось бы, незначительному фонду? Суммы небольшие, а неприятностей при проверках федеральных и штатских налоговых ведомств много. На практике, в бизнесах, где система учета и контроля за этим фондом отсутствует, типичной является следующая ситуация: собрана масса документов (чеки из магазинов, заправочных станций, кафе и закусочных, билеты на стадион, в театр, кино и концерты, чеки, которые владельцы бизнеса выписывали себе как возмещение расходов по бизнесу…) Перед составлением налогового отчета, приходится тратить много времени, чтобы все представленные документы разобрать, систематизировать и какую-то их часть выбросить, как не имеющих отношение к бизнесу. Еще хуже, когда при проверке налоговой декларации аудиторы IRS или штата не признают обоснованности сделанных списаний, приходится платить штрафы и интерес. Поэтому рекомендуем всем владельцам бизнеса организовать эффективную систему управления наличными – PCS.

Александр Шабсиc, PHD

Понравился материал?
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях:

Интернет-газета КОНТИНЕНТ на Facebook Интернет-газета КОНТИНЕНТ ВКонтакте Интернет-газета КОНТИНЕНТ в Одноклассниках
Яндекс.Метрика